Pokiaľ ide o komunikáciu v digitálnej dobe, nič sa nevyrovná používaniu všadeprítomných emailov. Každý má email. Podľa údajov zhromaždených technologickou spoločnosťou The Radicati Group, ktorá sa zameriava na prieskum trhu, v dnešnej dobe pošleme 270 miliárd e-mailov za deň.

Písanie e-mailov je tak pevne zakorenenou a zabehnutou súčasťou každodenného života. Malo by to byť teda pre všetkých, rovnako ako chôdza, rozprávanie a dýchanie samozrejmosťou. Inými slovami, neexistuje ospravedlnenie pre nesprávne spracovanie e-mailu.

Avšak mnohé e-maily aj napriek tomu obsahujú chyby. Z 270 miliárd môže ísť dokonca až o 260 miliárd e-mailov. Nepresný predmet emailu, neúprimne vyznievajúce pozdravy, neuvážený výber typu písma a ani nemusíme spomínať dvojitú medzeru (alebo dvojitú pomlčku). Áno, v procese písania e-mailu môžete pokaziť veľa vecí. V tomto článku nájdete najčastejšie chyby a tiež sa dozviete, ako ich napraviť. Pretože niektoré z týchto chýb sú v dnešnej dobe neospravedlniteľné.

1. Na konci e-mailu používate nevhodný pozdrav

S pozdravom. Vďaka. Všetko dobré. Alebo jednoducho vôbec nič. Na výber je nespočetné množstvo e-mailových pozdravov. Ale pri použití mnohých bežných, ako sú tie spomenuté hore, riskujete, že vyzniete príliš formálne, príliš chladne, neúprimne alebo až príliš rezervovane. Veľa ľudí však radšej vsadí na istotu a drží sa už osvedčených klasík.

2. Často opakujete už raz použité slová

Akonáhle sa konverzácia rozbehne, už nie je potrebné opäť písať Dobrý deň, ďakujem alebo všetko dobré. Opakované pozdravy a priania iba zahltia váš e-mail a prerušia tok konverzácie. Samozrejme, je potrebné s nimi konverzáciu začať, avšak v ďalšom priebehu konverzácie sa ich nebojte zrieknuť.

3. Používate nesprávny počet slov

V štúdií 40 miliónov obchodných e-mailov, ktorú uskutočnila spoločnosť Boomerang, sa zistilo, že existuje dokonalá dĺžka e-mailov. Pre maximálnu efektivitu sa uistite, že váš e-mail nie je kratší ako 50 slov a dlhší ako 125. Zahŕňa to aj štyri až šesť slov, ktoré používate pre pozdrav a poďakovanie.

4. Používate dvojité medzery

Dvojitá medzera je praktika, ktorú v dnešnej dobe uvidíte iba v e-mailoch od právnikov, lekárov a starých rodičov – vznikla ešte pri používaní písacieho stroja v 19. storočí. V tých časoch sa pri písaní s atramentom písali bodky, ktoré však po vytlačení často nebolo dobre vidno. Dvojitá medzera slúžila teda ako znamenie pre čitateľa, že veta skončila.

Dnešná digitálna doba už dvojitú medzeru vôbec nepotrebuje. Vydavateľstvá, noviny a časopisy ukončili používanie dvojitej medzery už v 40. rokoch minulého storočia, po nástupe špičkového písacieho stroja od spoločnosti IBM. Teraz je rok 2020. Mali by ste robiť medzery medzi slovami. Takto.

Nie.  Robiť ich.  Takto.

5. Používate nesprávny podpis

Určite ste už dostali niekoľko e-mailov od zaneprázdnených ľudí. „Odosielané z mobilu. Prosím, ospravedlňte prípadné chyby.“ Nerobte rovnakú vec. Ak posielate e-mail a práve cestujete, radšej to rovno povedzte. „Odoslané počas cesty.“ Je to jasné, efektívne a ľudia to budú viac tolerovať.

Prečítajte si: Dajte svojej kancelárii štýl!

6. Nesprávne kopírujete a prilepujete

Ak kopírujete text z externého zdroja – povedzme z dokumentu Word alebo tabuľky programu Excel – pred stlačením tlačidla Odoslať je potrebné vymazať všetky formátovania. V opačnom prípade sa váš text zobrazí v doručenej pošte príjemcu s rôznymi typmi formátovania – a v nesúlade. Ak chcete vymazať formátovanie v Gmail označte text, ktorý potrebujete upraviť a stlačte malé políčko, prečiarknuté „T“. Nájdete to úplne vpravo na paneli s nástrojmi možností formátovania.

7. Správy “mimo kancelárie”, alebo “out of office” píšete zle

Ako radí Jane Scudderová, profesorka na obchodnej fakulte Loyala University v Chicagu, pri príprave správy “mimo kancelárie” je potrebné dodržať tento formát:

Ďakujem za Váš email. Som mimo kancelárie od utorka 12. júna do piatku 15. júna bez prístupu k e-mailu. Ak je to urgentné, kontaktujte [OSOBU, KTORÁ JE POČAS VAŠEJ NEPRÍTOMNOSTI ZODPOVEDNÁ ZA PRÁCU, alebo ak máte ASISTENTA na [ICH E-mailovú adresu]. V opačnom prípade budem na všetky správy reagovať po mojom návrate.

Prečítajte si aj 15 zlepšovákov na uľahčenie života

8. Nevedome zhoršujete kvalitu svojich príloh

Nikdy nepresúvajte obrázkové prílohy myšou rovno do e-mailu. Počas tohto procesu môžete poškodiť kvalitu alebo veľkosť súboru, čo znamená, že príjemca môže dostať verziu fotografie s nižším rozlíšením (nekvalitnú a pixelovanú). Namiesto toho použite ikonu sponky v e-maile a vyhľadajte a nahrajte súbor týmto spôsobom.

9. Nepoužívate hypertextové odkazy

Náhodné vrhanie adries URL do e-mailu vyzerá škaredo a ťažkopádne. Na to, aby vám URL nezabrali polovicu emailu, je s nimi potrebné vedieť pracovať a formátovať ich. Vkladajte ich cez túto značku.

10. Používate príliš veľa bodiek

Jazyk sa vyvíja v priebehu času a po dlhé roky znamenala bodka len koniec vety. Ale v dnešnej dobe, ako si všimli vedci z univerzít v Binghamtone a Rutgers, ukončenie vety v určitom bode môže naznačovať hnev a nezáujem. („To je v poriadku.“ Alebo „Nie.“, ktoré napíšete, môže niekedy vyznieť s bodkou zle.) Pokiaľ teda nejde o formálny e-mail, minimalizujte využitie bodiek. Na vyjadrenie myšlienok používajte menej tvrdú interpunkciu – pomlčky, elipsy, čiarky, dvojbodky a bodkočiarky.

11. Píšete dlhé predmety správy

Väčšina e-mailových schránok na pracovnej ploche ukazuje prvých 60 znakov predmetu. Na smartfónoch je to však kvôli malému displeju len 25 znakov. Delí sa to najmä v závislosti od zariadenia (väčšie obrazovky, ako sú obrazovky iPhone 8 Plus ukazujú 30 znakov.) Aby ste zaistili, že si príjemca prečíta celý obsah predmetu, snažte sa v ňom opísať krátke a jasné informácie. A nezabudnite ho vyplniť. Je len málo horších prípadov, ako prijatie emailu “bez predmetu” od cudzej osoby.

12. Používate nesprávny typ písma

Helvetica je všedná. Times New Roman je povýšenecký. Comic Sans je … len to nie! Pri písaní e-mailov sa držte základného typu písma: Sans Serif. Je nenáročný a ľahko sa číta. Toto písmo sa navyše používa v každom webovom prehliadači, takže vaša správa bude doručená príjemcom tak, ako je zamýšľané s neporušeným formátovaním (kurzíva, tučné písmo, podčiarknutie).

13. Vkladáte všetko do jedného odseku

Zhromažďovanie celého textu je nevzhľadné a vyzerá neorganizovane a neprehľadne. Postupujte podľa tohto pravidla: každý odsek by mal mať jeden bod a každý bod si zaslúži vlastný odsek (aj keď je to iba jedna veta). Podľa toho rozdeľte svoj text.

14. Robíte preklepy

Máte naviac. ýáíé=