3 slová, ktoré by ste nikdy nemali používať v e-mailoch, hovoria odborníci

unsplash.com

Share

Aj použijete tieto tri slová, mohli by ste spôsobiť úzkosť ľuďom na strane adresáta. V súčasnosti sú naše schránky preplnené toľkými emailami a propagačnými akciami, že už ani nemáme prehľad, do ktorých sme sa prihlásili.

Poznáte to – Amazon vám pripomenie, že máte nedokončený nákup, alebo dostaneme email s najnovšou kolekciou od Bonprix. A tak je mimoriadne osviežujúce, keď dostaneme e-mail od skutočného človeka.

Nie všetky správy, ktoré posiela človek, však vyvolávajú veselú odozvu a niektoré môžu byť vyslovene stresujúce – najmä ak obsahujú tri znepokojujúce slová.

Ak vás zaujíma, ako sa cíti osoba, ktorej posielate email, či už je to zamestnanec, váš šéf, priateľ alebo partner, ak píšete e-mail, existuje niekoľko vecí, ktorým by ste sa mali vyhnúť. Je veľká šanca, že si ani neuvedomujete, že váš výber slov je dôvodom na obavy, takže čítajte ďalej a dozviete sa frázu, ktorú by ste nikdy nemali používať v e-maile.

Nikdy nenapíšte frázu „môžeme sa porozprávať“ do e-mailu

V nedávnom článku vo Fast Company Nathan Rice, odborník na digitálnu etiketu, podrobne opisuje, čo nazýva obávaný „e-mail od šéfa“, ktorý obsahuje predmet „môžeme sa porozprávať?“.

Po prečítaní týchto slov môže každému okamžite vyskočiť srdce do krku a začne si predstavovať najhorší možný scenár – aj keď e-mail nepochádza od zamestnávateľa.

„Spojme sa cez Zoom o tretej“ môže u niekoho spustiť podobné emócie. Čo tu chýba? Kontext. „Vaším zámerom môže byť len brainstormovať o pripravovanom projekte alebo zdieľať novinky o zmene v spoločnosti, ktoré je jednoduchšie vykonať osobne,“ píše Rice.

“Napriek tomu, bez kontextu každý horúčkovite premýšľa, či je to založené na zlom pracovnom výkone, alebo v horšom prípade na prepúšťaní.” Rice si nemyslí, že váš šéf posiela tento typ e-mailu, aby vami zámerne otriasol, ale je to niečo, čo by sme si mali všetci uvedomiť.

Foto: pixabay.com

Nielen šéfovia by si mali dávať pozor na túto frázu

Toto varovanie pred faux pas nie je len pre vyššie postavených ľudí. „Digitálna etiketa nediskriminuje,“ hovorí Rice. “Určite by to malo platiť oboma smermi a týkať sa každého človeka, každej e-mailovej konverzácie.”

A samozrejme, pokiaľ ide o vzťahy, romantické alebo iné, nikto nechce byť na prijímacej strane emailu s vetou „môžeme sa porozprávať?“. “Naša práca a spoločenský život sú dnes tak prepojené, takže to, ako konáme, a naša etiketa, by sa mali vzťahovať na oboje,” hovorí Rice.

“Zatiaľ čo dynamika je v osobných vzťahoch iná, pocity sú rovnaké. Keď partnerovi pošlete email s otázkou ‘môžeme sa porozprávať?‘, výsledkom sú rovnaké ľudské pocity.” Možno ešte horšie, s myšlienkou na možný rozchod na obzore. „Keď to berieme z pohľadu digitálnej etikety, chceme byť dobrými hostiteľmi – aby sa ľudia cítili pohodlne,“ dodáva Rice.

„Predmet e-mailu „Môžeme sa porozprávať“ jednoducho nie je dobrá etiketa, pretože je to práve naopak. Neinformuje čitateľa o úmysle ani mu neposkytuje hodnotu a potenciálne škodí.“

pixabay.com

Necitlivé e-maily si môžu vybrať daň na vašom zdraví

Štúdie ukázali, že „riešenie nepríjemných e-mailov v práci môže spôsobiť pretrvávajúci stres a vyberá si to daň na pohode príjemcu,“ uvádza Scientific American.

Publikácia sa zaoberala štúdiou, v ktorej účastníci simulovaného pracovného experimentu dostávali negatívne správy od svojich šéfov a zistili, že „ak zažili viac negatívnych emócií, bolo pre nich ťažšie udržať si výkon pri riešení pracovných úloh, a odpovedali správne na menej otázok ako kontrolná skupina.”

A mnoho ľudí si nemôže pomôcť a tento typ stresu si odnesie domov, pričom ďalšia štúdia ukazuje, že zamestnanci, ktorí dostali negatívne správy počas pracovného dňa, hlásili viac symptómov stresu nielen večer, ale aj nasledujúce ráno.

Zdroj: Pexels

Čo namiesto toho napísať do e-mailu?

Stáva sa, že posielame e-mail bez kontextu jednoducho preto, že sme zaneprázdnení. Všetci sa snažíme robiť veci rýchlo a vo všeobecnosti je rýchle jednanie a akčnosť vysoko hodnotené. Ale čo tak trochu spomaliť, keď to môže spríjemniť deň všetkým zúčastneným?

Nathan Rice má vo zvyku písať, čítať a potom znova čítať každý e-mail. “Nie je nezvyčajné, aby som sa vybral na krátku prechádzku predtým, ako si prečítam svoje koncepty e-mailov,” hovorí. Pri písaní emailu sa pýtam sám seba, “poskytujem čitateľovi hodnotu?”.

Dodržiavajte tiež tieto pokyny:

  • Nech je to jednoduché.
  • Poskytnite nejaký kontext.
  • Buďte špecifický.

„V duchu jednoduchosti sa zdá, že sa všetci môžeme vrátiť k starému prísloviu „správaj sa k ostatným tak, ako by si chcel, aby sa oni správali k tebe,“ hovorí Rice. “Myslím si, že sa môžeme dokonca posunúť ďalej: Precvičte si empatiu, naučte sa spomaliť, zacvičte si a znova si prečítajte e-mail predtým, ako stlačíte tlačítko odoslať.”

Zdroj: Bestlifeonline.com