Kto je virtuálna asistentka? Čo robí? Odkiaľ pracuje? Ako sa stať virtuálnou asistentkou? Na tieto a mnohé iné otázky nám odpovedala naša šikovná kolegynka, ktorá má všetko pod palcom alebo aj ako sa hovorí v malíčku. Mária Gavulová je virtuálna asistentka a svoju prácu by nevymenila za nič iné.

Prečo práve virtuálna asistentka?

Majka, ty si, v tom najlepšom slova zmysle, dievča pre všetko. Kedy si sa stala virtuálnou asistentkou a prečo si si vybrala práve túto profesiu?

Ešte pred rokom a pol som ani len netušila, že pracovná pozícia virtuálna asistentka existuje. Pracovala som necelých osem rokov ako návrhárka golfových begov v jednej stredne veľkej slovensko-nemeckej firme. Práca ma veľmi bavila. Ale nebavilo ma vstávať skoro ráno, stráviť osem hodín v práci a absolvovať stále ten istý kolotoč. Na víkend som čakala ako na spasenie. Okrem toho sa mi pridružili zdravotné ťažkosti, ktoré si vyžadovali chirurgický zákrok a šesť mesiacov ma prinútili ostať doma. Vtedy som si povedala, že takto žiť nechcem a musím niečo zmeniť.

Začala si sa rozhliadať po inom zamestnaní?

Samozrejme. Navštevovala som rôzne pracovné portály, no nevedela som si seba predstaviť ani v jednej z ponúkaných pozícií. Jedného dňa mi pri prezeraní Facebooku vyskočila reklama s názvom Kurz pre virtuálne asistentky Pinkasistent. Začala som študovať, čo to je. Popis ma neskutočne nadchol. Vedela som, že idem do toho. Zakúpila som si kurz a neľutujem.

Je potrebné mať za sebou nejakú prax? Napríklad v administratíve alebo ako office manažér?  

Ja som nikdy predtým žiadnu skúsenosť s prácou v administratíve alebo ako office manažér nemala. Takže moja odpoveď znie, že to absolútne nie je potrebné.

Musela si si prejsť školeniami a seminármi? Máš za sebou kurzy, kde si sa naučila, čo všetko má správna virtuálna asistentka ovládať?  

Pravdaže. Asi žiadne povolanie človek nedokáže vykonávať okamžite bez nejakého zaškolenia. Ako som už spomínala, absolvovala som Kurz pre virtuálne asistentky Pinkasistent, na ktorý máte s kódom AKCNEZENY10 zľavu a zakúpiť si ho môžete aj vy. Bol to komplexný sedemtýždňový kurz, v ktorom som sa mnohému naučila. Napríklad vytvoriť logo, webstránku, ale získala som aj ďalšie iné zručnosti.

Aké vlastnosti by mala mať dobrá virtuálna asistentka?

Dobrá virtuálna asistentka je tá, ktorá je zodpovedná, dochvíľna, ústretová. No zručnostiam sa môžete aj postupne naučiť a doučiť sa, čo treba. Veď predsa, učíme sa celý život.

Prečítajte si: https://akcnezeny.sk/tipy-a-rady-psychologicky-ktore-vyuzijete-v-kazdodennom-zivote/

Je potrebné, aby sa asistentky neustále dovzdelávali?

Ak chce človek napredovať, musí sa stále vzdelávať. A teraz nemyslím len sedenie nad knihami. Vzdelávať sa ako virtuálna asistentka znamená, sledovať rôzne trendy vo svete aplikácií, ktoré uľahčia prácu. Týka sa to aj umelej inteligencie, ktorá je na svojom neuveriteľne rýchlom vzostupe. Vzdelávať sa môžete sledovaním ľudí, ktorí sú špecialistami vo svojom odbore. Je fajn sledovať aj videá s rôznymi návodmi, ktoré vám ušetria mnoho času. No a samozrejme sa musíte vzdelávať najmä v oblasti, v ktorej ako virtuálna asistentka pôsobíte. Terminológia sa odlišuje podľa toho, v akom odvetví svoje služby virtuálnej asistentky ponúkate.

V čom presne spočíva tvoja každodenná práca?

Keďže pôsobím ako virtuálna asistentka v online magazíne Akčné ženy, moja práca je veľmi pestrá. A je to aj dobrý príklad toho, že aj keď som predtým v žiadnom magazíne nepracovala, dokážem to. Mojou dennou náplňou je rôzna škála činností. Napríklad správa e-mailu zakladateľky Akčných žien, komunikácia s partnermi a klientmi. Ďalej zber kontaktov, záležitosti okolo faktúr, hospodárenie s financiami, správa e-shopu, webstránok, ale aj plánovanie príspevkov na sociálnych sieťach a organizačné úkony spojené s eventami, ktoré Akčné ženy organizujú. Teraz je to napríklad EQUAL PAY DAY, s ktorým je naozaj obrovská kopa práce, no výsledok bude určite stáť za to. Nedá sa mi vymenovať úplne všetko. Keby som to mala zhrnúť, tak moja práca pozostáva z operatívy, ktorá je naozaj veľmi kľúčová.

Venuješ sa ešte v rámci tvojej práce aj iným projektom?

Mám na starosti tiež databázu pre virtuálne asistentky, ktorá je taký nový projekt, ešte v začiatkoch. No, ak by ste sa o ňom chceli dozvedieť viac, pozrite si živé vysielanie z webinára.

Stáva sa ti, že ťa niečo zaskočí a ako online asistentka si s niečím nevieš dať rady

Áno. Myslím si, že ak by niekto povedal opak, klamal by. Jednoznačne sú niektoré úlohy pre mňa výzvou a pri prvom pohľade na zadanie, ma obleje studený pot. Ale viem, že v tak dobrom tíme, sa stačí iba opýtať, ako na to. Potom to už ide veľmi ľahko. Nikto neočakáva od virtuálnej asistentky, že do práce nabehne ako skúsený profesionál, tobôž keď v podobnej sfére nikdy nepôsobila. Ja stále hovorím, že je všetko na konci jazyka. Teda ak mi nie je niečo jasné, pýtam sa.

Existuje komunita, kde si asistentky dokážu vzájomne pomôcť? Máš za sebou nejakú podporu?  

V kurze pre virtuálne asistentky, som si našla zopár spriaznených virtuálnych duší, s ktorými som v kontakte. Navzájom sa podporujeme, hovoríme si o našich zdaroch, aj nezdaroch.  Pomáhame si, ak niečo nevieme alebo si dávame úprimné spätné väzby na našu prácu. Vďaka tomu môžeme svoje služby posúvať na vyššiu úroveň. Každá „virtuálka“ vyniká v niečom inom a v tej oblasti vie pomôcť najlepšie.

Pomoc na diaľku a flexibilita   

Prečo by mali firmy a podnikatelia využiť služby virtuálnych asistentov a asistentiek?

Spolupráca s virtuálnymi asistentkami je hudbou budúcnosti. Ako môžeme vidieť, celý svet sa uberá viac menej do online priestoru. To so sebou prináša ďalšie nevyhnutnosti, a s tým súvisí aj virtuálna asistencia. Jednoznačne je veľmi efektívne, spolupracovať s virtuálnou asistentkou. Podnikateľ šetrí čas aj peniaze. Napríklad tak, že asistentke nemusí zabezpečiť žiadne pracovné podmienky ako stôl, stoličku, notebook, mobil, internet. Nemusí jej platiť dovolenku, ani práce neschopnosť. Virtuálna asistentka je totižto osoba, ktorá si to zabezpečuje úplne sama. Nehovoriac o tom, že štatisticky je klasický zamestnanec z osemhodinového pracovného dňa, produktívny iba asi tak tri až štyri hodiny denne. Zamestnávateľ však musí svojmu zamestnancovi zaplatiť celých osem hodín. U virtuálnej asistentky zamestnávateľ platí iba toľko, koľko skutočne odpracuje.

V čom sú ďalšie výhody spolupráce s virtuálnou asistentkou?

Virtuálne asistentky dokážu svojou prácou pokryť až 80 % z celkových činností podnikateľa, ktoré sú tzv. žrútmi času a nie sú tak efektívne v budovaní biznisu. Ušetrený čas môže podnikateľ vložiť do užitočných a oveľa viac zmysluplnejších činností. Alebo si iba jednoducho oddýchnuť a zabrániť tak vyhoreniu.

Je práca asistentky na diaľku vhodná aj pre mamičky na materskej?

Jednoznačne áno! Táto práca je ideálna pre mamičky na materskej dovolenke. Vďaka nej si nebudú musieť vyberať medzi rodinou a zamestnaním.

Výhody a nevýhody práce virtuálnej asistentky

Čo ti práca virtuálnej asistentky prináša?

Práca virtuálnej asistentky mi priniesla neskutočnú slobodu. Zaspávam a budím sa s pocitom, že každý deň je pre mňa dňom slobody. Čo viac si priať? Som naozaj šťastná, že pracujem na vlastných snoch.

Je naopak niečo, v čom ťa obmedzuje?

Asi to bude znieť čudne, no zatiaľ som nenašla žiadne negatívum. Tým, že si čas manažujem sama, môžem absolvovať všetky svoje aktivity, tráviť čas s rodinou, priateľmi. Užiť si domácich miláčikov, výlety… Možno o niekoľko rokov uvidím aj niečo obmedzujúce, no zatiaľ nevidím nič.

Majú asistentky na diaľku vôbec čas na dovolenku? Môžu si dovoliť voľný víkend? Nezvykne mať niektorý zo zamestnávateľov pocit, že byť online, znamená byť vždy poruke?  

Tým, že virtuálna asistentka pracuje z domu alebo z akéhokoľvek miesta vo svete, sa práca virtuálnej asistentky dá veľmi ľahko skĺbiť s cestovaním a dovolenkou. Toto je za mňa najväčšie plus, po ktorom určite každý zatúži. Ja som podnikateľka, rovnocenný partner podnikateľom, ktorým svoje služby ponúkam. Je to všetko iba o dohode medzi nami. Ak teda „virtuálka“ nemá problém pracovať aj cez víkend, tak je to v pohode. A tak isto je v poriadku aj to, ak cez víkend pracovať nechce. Stačí si len určiť pravidlá. 

Keby si mala možnosť, rozhodnúť sa znovu, či sa stať virtuálnou asistentkou, šla by si do toho?

Na milión percent áno! (Smiech.)

 

Zdroj foto: archív Mária Gavulová