Najskôr si vyhraďte čas na dôkladné naplánovanie komunikácie. Dôležité je vytvoriť dôveryhodné, inteligentné a presvedčivé posolstvo, ktoré osloví emócie publika aj jeho intelekt.
Nechajte si dostatok času na korektúry, vyhľadanie obrázkov a kontrolu, či sú dokumenty kompatibilné so softvérom publika. Potom si vyskúšajte predniesť svoj prejav alebo prezentáciu, aby ste boli plynulí a inšpiratívni.
Chyba 7: Používanie prístupu „jedna veľkosť pre všetkých“ k komunikácii
Ak použijete prístup „univerzálny pre všetkých“ v komunikácii, môžete prehliadnuť rôzne osobnosti, potreby a očakávania ľudí. Vaša komunikácia musí v skutočnosti tieto rozdiely vykryť.
Ak pripravujete prezentáciu, nezabudnite oceniť, že ľudia majú rôzne štýly učenia, a že sa o ne staráte. To znamená, že každý – od tých, ktorí sa najlepšie učia čítaním, až po tých, ktorí uprednostňujú praktickejší prístup – môže mať z vašej prezentácie úžitok.
Chyba 8: Predsudky pri spoznávaní nových ľudí
Dnešné pracoviská sú zmesou etnických skupín, náboženstiev, veku, sexuálnej orientácie, schopností a hľadísk. Tieto rozdiely vytvárajú bohatú tapetu zážitkov a názorov, ktoré môžu výrazne vylepšiť náš život.
Môže však byť lákavé stereotypizovať nových kolegov alebo klientov alebo o nich niečo predpokladať iba na základe niekoľkých informácií. Platí to najmä vtedy, ak ste nemali veľa času na to, aby ste ich dobre spoznali.
Predpoklady bránia otvorenej komunikácii, pretože nezohľadňujete vlastné jedinečné pozadie, osobnosť a skúsenosti toho druhého. To môže časom ohroziť váš vzťah s nimi.
Keď stretnete niekoho nového, vyhraďte si teda čas na počúvanie. Dajte mu priestor, aby hovoril o svojich názoroch, a venujte čas ich absorpcii. Potom sa naučte, ako zvládnuť kultúrne rozdiely, aby ste vzali do úvahy potreby a očakávania každého človeka. Ak často pracujete s ľuďmi zo zámoria, preskúmajte myšlienku kultúrnej inteligencie, aby ste mohli začať prispôsobovať svoje správanie, keď narazíte na ľudí z rôznych kultúr.
Chyba 9: Predpokladáte, že vaša správa bola pochopená
Vždy si nájdite čas a skontrolujte, či ľudia vašej správe porozumeli.
Napríklad, keď pošlete e-mail, môžete povzbudiť ľudí, aby odpovedali otázkami, ak niektorej časti vašej správy nerozumeli.
Alebo ak ste predniesli prezentáciu, vyhraďte si nejaký čas na to, aby ľudia prediskutovali vaše hlavné body, alebo na záver nechajte čas na otázky.
Chyba 10: Náhodné porušenie súkromia ostatných
Poslali ste niekedy citlivý e-mail nesprávnej osobe alebo ste poslali nesprávnu prílohu? Takéto chyby môžu spôsobiť vážne obchodné problémy, narušiť súkromie ľudí a viesť k rozpakom a zmätku.
Ak sa chcete vyhnúť týmto problémom, pred výberom príjemcu napíšte citlivú správu a potom znova skontrolujte jeho e-mailovú adresu. Ak váš e-mailový program automaticky vyplňuje e-mailové adresy, môžete túto funkciu vypnúť, aby ste si mohli vedome vybrať správneho príjemcu.
Možno bude užitočné vypracovať tieto e-maily v dokumente textového procesora alebo v prázdnom e-maile a potom vložiť text do novej správy. Týmto spôsobom náhodne nezahrniete žiadne informácie z predchádzajúcich správ.
A ak odosielate citlivú alebo dôvernú prílohu, skontrolujte, či nenájdete žiadne „sledované zmeny“ alebo komentáre, a ubezpečte sa, že odosielate správnu verziu.
Kľúčové body
Každý občas urobí komunikačné chyby. Svoju reputáciu si však ochránite, ak sa vyhnete najbežnejším chybám. Patrí sem neupravovanie práce, chyby v emailoch, prudké reakcie, neúmyselné narušenie súkromia ľudí pri preposielaní e-mailov a aj to, že neviete byť asertívny.
Kľúčom k dobrej komunikácii je myslieť na potreby publika. Pripravte si starostlivo každý e-mail, dokument a prezentáciu a nechajte si čas na to, aby ste ich dôkladne skontrolovali.
Predovšetkým nezabúdajte, že komunikácia je obojsmerný proces. Buďte pripravení na otázky a počúvajte, čo hovorí vaše publikum.
Postupom času zistíte, že vyhýbanie sa týmto častým komunikačným chybám výrazne zvýši kvalitu vašich správ, reputácie, pracovných vzťahov a spokojnosti s prácou.
Foto: pixabay.com