Ako byť skvelá office manažérka? Aké zručnosti a vlastnosti by mala mať? Ako si získať rešpekt u kolegov?
V tomto článku nájdete moje skúsenosti z praxe, ale aj skúsenosti dám, ktoré pracujú v malých, ale aj veľkých firmách ako office manažérky, a jedna z nich ako virtuálna asistentka.
1. Osobné nastavenie
Práca office manažérky je pestrá, žiadny stereotyp a to ma na tejto práci najviac baví. Začínate deň emailami, pokračujete cez vyúčtovanie služobiek, prípravu pracovných zmlúv, tvorbu grafiky, organizáciu teambuildingu, nákupu kancelárskych potrieb až po prípravu podkladov na projekt. Pokiaľ máte rada voľné ruky, je to ideálna práca pre vás.
Záleží od firmy, čo všetko budete mať na starosti. Či vás okrem bežnej administratívy zapoja aj do projektov, grafiky, eventov, alebo marketingu. Pokiaľ budete otvorená možnostiam, dostanete sa k zaujímavým projektom.
Kolegovia mi vravievali, že som srdcom firmy, alebo slniečko. Čo sa mi osvedčilo, je byť prirodzene milá, usmievavá, nápomocná. Zaujmite postoj ako riešiť úlohu a neriešte ako sa to nedá.
Na to, aby ste prácu office manažérky zvládli, musíte mať určité vlastnosti. Nie každý je pripravený na túto pracovnú náplň. Tak sa nachvíľu zastavte a zistite, či sa v nasledovných vlastnostiach nájdete:
- flexibilná
- kreatívna
- usmiata
- inovatívna
- starostlivá
- adaptabilná
- pro-aktívna
Našli ste sa? Gratulujem, ste na výbornej ceste stať sa skvelou asistentkou, alebo office manažérkou. Pokiaľ máte radi prácu, ktorej náplň sa denne nemení, tak radšej siahnite po pozícii fakturantky.
Office manažérka je bytosť, ktorá je stvorená pomáhať iným.
A prečo si pozíciu Office manažérka vybrali iné dámy?
Editka: K práci OM som sa dostala po práci Office Assistant, ktorú som robila popri VŠ.
Valéria: Tento typ práce ma veľmi oslovil, pretože to nie je rutinná práca, ale stále si vyžaduje vašu pozornosť, obozretnosť, interaktivitu, ale aj kreativitu.
Zuzka: Práca Office Managerky je veľmi rôznorodá, a pri plnení úloh je treba byť aj kreatívna, a to sa mi páči.
Miška: Po materskej dovolenke som si netrúfla sa vrátiť do kolotoča účtovníctva, tak som hľadala pokojnejšiu a nenáročnejšiu prácu popri deťoch a na skrátený úväzok.
Alexandra: Už počas strednej školy, zháňala som prax. Sadli mi pracovné podmienky, a vždy som sa mala čo nového naučiť. Nie je to úplne stereotypná práca.
Prečítajte si článok o tom, ako využiť influencerov pre váš biznis
2. Nie je zručnosť ako zručnosť
Výhodou je mať dobré plánovacie, komunikačné a organizačné zručnosti, byť samostatná a mať prehľad v tom čo potrebuje firma, šéf a kolegovia. Mať prehľad v administratívnych zručnostiach a vedieť sa rýchlo adaptovať na firemné systémy, zlepšovať procesy.
Nečakajte kým vás šéf/ka pošle na vzdelávací kurz, hľadajte. Preverte si, ktoré všetky zákony sa dotýkajú vašej firmy, sledujte ich a vzdelávajte sa v daných témach. GDPR, archivovanie dokumentov, odpad, BOZP, zákon o cestovných náhradách, atď.
Ak máte na starosti GDPR, tak si prejdite zákon, aby ste vedeli, čo má firma spĺňať, nespoliehajte sa len na právnika, ktorý vám projekt vypracuje. Zažiarite tým, že budete vedieť odpovedať na šéfove otázky.
Celkom dobrá aplikácia na aktualizácie zákonov a vyhlášok je Biznisinfo. Ďalšou je zákony pre ľudí a nemali by ste vynechať zákonník práce, aby ste vedeli reflektovať na otázky kolegov.
Okrem toho, potrebujete aj digitálne zručnosti, vďaka ktorým môžete plniť úlohy rýchlo, efektívne a načas.
- Excel, ten si rozhodne vylepšite! Jeho používaním ušetríte veľa času.
- Google aplikácie (veľa IT firiem a startupov ich v dnešnej dobe využíva)
Vzdelávanie digitálnych zručnosti by som nezanedbávala, keďže technológie idú vpred veľmi rýchlo. Treba sa adaptovať a využívať ich vo svoj prospech. Excel vám dokáže zefektívniť prácu aj o 60%, dokážete si vytvoriť v ňom rôzne šablóny a formuláre. Pripraviť funkcie, ktoré zautomatizujú výpočty, alebo si poprepájať viac Excel dokumentov na ktorých spolupracujete s kolegami. Ak si trúfnete na vyšší level IT vzdelávania, existuje program pre ženy MiniTech MBA for Women, ktorý som tiež absolvovala.
Aplikácie, ktoré využívajú najčastejšie office manažérky
Existuje veľké množstvo aplikácií, ktoré nám denne môžu zefektívňovať prácu. Mne funguje najlepšie Google Drive, Google calendar, Trello a Clockify.
Google Drive – zdieľanie dokumentov s kolegami, kolaborácia na dokumentoch v reálnom čase, prístup k dokumentom odkiaľkolvek, kde máte internet. Prístup aj z mobilu (odporúčam len na prehliadanie, nie na tvorbu dokumentov). Ak sa vám pokazí disk na počítači, všetky dokumenty máte na Drive.
Google calendar – možnosť vytvárať si vlastné kalendáre na rôzne aktivity (dovolenky, služobné cesty, narodeniny, výročia, rodinné aktivity, atď.), zdieľanie kalendárov s kolegami/rodinou, možnosť nastavenia súkromia na udalosti. Máte prehľad kde sa kedy nachádza váš šéf, viete mu plánovať stretnutia efektívne a ešte aj odpovedať kolegovi, kedy sa šéf vráti.
Slack – často sa využíva hlavne v IT firmách na internú komunikáciu, možnosť tvorby rôznych kanálov pre oddelenia, či projekty. Aktuálne ich využíva veľa iniciatív, ktoré pomáhajú v boji s COVID.
Meet, Skype, Zoom – na videohovory môžete použiť viaceré aplikácie. Meet (G-suite) vám umožní hovor zdarma do 60minút, zdieľať obrazovku, spúšťajú aplikáciu postupne, zatiaľ nemusí byť pre vás aktívna. Zoom vám umožní hovor zdarma pre skupinu do 40minút, videohovor si môžete naplánovať do kalendára a dáva vám aj možnosť zdieľať obrazovku a nahrávať. Skype ja osobne využívam aktuálne najviac na školenia, môžete zdieľať obrazovku, nahrávať, poslať link na stretnutie a čas nie je obmedzený ani na skupinové ani na 1:1 meetingy.
Trello – plánovanie úloh, viete si vytvárať nástenky na rôzne projekty, zdieľať ich s tímom/šéfom. Úlohy si len jednoducho presúvate medzi boardami. Nastavíte deadline, komu úloha patrí a pridáte aj prílohu. Ušetríte čas hľadaním úloh po papierikoch :).
Jamboard – whiteboard, kde si môžete kreatívne zapisovať poznámky, vytvárať sticky notes a zdieľať ich.
Jira – je task tracking system (systéme na úlohy), ktorý môžete vyskúšať, ak vo vašej firme premýšľajú o dobrom systéme na sledovanie projektov, času stráveného na úlohach, alebo potrebujete zdielať projekty aj s klientami.
Airtable – využite rôzne šablóny, od súkromných cez pracovné.
Bonusly – software, ktorý vám vo firme pomôže s odmeňovaním zamestnancov. Dostanete body, ktoré môžete mesačne rozdeliť medzi kolegov, ktorí vám pomohli.
Clockify – skvelá aplikácia na meranie pracovného času. A nielen pracovného, ja ho využívam aj na osobné účely a viem na čo míňam najviac času. Aké aktivity treba zefektívniť, prípadne vyradiť :).
Aké vlastnosti a zručnosti pomáhajú office manažérkam?
Editka: Myslím, že treba byť trošku aj taký prirodzený líder, zaujímať sa o kolegov a vždy hľadať cestu ako to spraviť a nie ako sa to nedá. Mojou najzákladnejšou zručnosťou je time-management, využívanie Google kalendáru a dobrá znalosť Excelu.
Valéria: Byť komunikatívnou, promptnou vo veciach a aktívnou! Digitálne schopnosti – práca s aplikáciami Googlu ako Gmail, G-drive, Google calendar, Hangouts, Jamboard, ale aj Trello. A najdôležitejšia je komunikatívnosť.;)
Lucka: Určite robiť to čo vas baví, vtedy je človek aj dobrý manažér, kreatívec a kolega. Time management, myslieť krok vopred, kreativita a hlavne komunikácia s kolektívom.
Zuzka: Odbremeňte šéfa od administratívy – bude vďačný, majte zmysel pre detail, vytrvalosť pri plnení zdanlivo neriešitelných úloh, znalosť Excelu a Google Drive-u, dobrý time management, automatizovanie všetkého, čo sa dá zautomatizovať.
Alexandra (virtuálna asistentka) Vzdelanosť aj chuť sa vzdelávať, šikovnosť a rýchlosť.
3. Radosť z práce a rešpekt u kolegov
Prečo je dôležité získať si rešpekt a dôveru? Musíte si uvedomiť, že ako office manažérka ste srdcom firmy. Keďže veľa úloh a informácií ide cez vás, máte možnosť získať dôležitú pozíciu.
Rešpekt a úctu si môžete získať svojou prácou, nasadením, odhodlaním, samostatnosťou a pozitívnym prístupom k úloham. Opäť, hľadajte riešenia ako sa to dá, nie ako sa to nedá.
Ak niečo neviete zvládnuť sama, oslovte kolegov, aby vám pomohli. Požiadať o pomoc nie je hanba. Kolegovia budú radi, že vám mohli pomôcť, verte mi :). Pomáhajte kolegom, vychádzajte im v ústrety, som presvedčená, že vám to oplatia, keď budete potrebovať pomôcť s úlohami vy.
Správajte sa ľudsky, snažte sa pochopiť kolegov, situácie v ktorých sa nachádzajú, ale nenechávajte sa zneužívať.
Vo veľkej miere ide o prácu s ľuďmi! Pracujte na sebe, svojej sebadôvere a svojich kvalitách!
Rešpekt si získate aj tým, že nebudete sedieť so založenými rukami a čakať, kým vám šéf zadá úlohy. Prácu si hľadajte a vytvorte sama, ak máte všetky zadané úlohy spracované. Zaujímajte sa o veci a súvislosti, ktoré sa vo firme dejú, aby ste boli flexibilné a kreatívne.
Možno si to neuvedomujete, ale firemná kultúra často začína práve u vás. Tak, ako sa budete správať ku kolegom, k šéfovi, k pani upratovačke, klientom, či iným business partnerom, tak sa budete cítiť v práci.
Mne robila radosť moja práca ako taká, bola veľmi rôznorodá, veselá a posúvala ma osobnostne a to bolo to, čo ma bavilo. A hlavne sebarealizácia, možnosť mať voľné ruky.
Veľkou motiváciou bol môj šéf, ktorý bol ľudský, zábavný, kreatívny a vedel poďakovať a povzbudiť. Kolegovia boli tiež podporou, keď som potrebovala a vedeli sme si navzájom pomáhať.
A tieto vzťahy si budujete svojím prístupom.
Ako si získavajú rešpekt kolegyne?
Miška: Odvedenou prácou, prácou načas, spoľahlivosťou.
Editka: Vždy je to prácou. Človek si získa rešpekt keď pracuje a výsledky jeho práce je vidieť.
Valéria: Svojou pracovitosťou, samostanosťou, ochotou urobiť aj niečo naviac než je rámec mojich povinností a pozitívnu energiou:).
Lucka: Prácou a ľudským prístupom, ochotou, ale nie tak, aby bola zneužitá.
Zuzka: Robím dobrý support, vychádzam v ústrety a svoju prácu si robím najlepšie ako viem.
Alexandra: Sme k sebe otvorení, ja som až moc úprimná niekedy, ale zároveň aj srandistka. Takže nuda nikdy nie je a zároveň sme si nápomocní.
Zhrnutie na záver
Myslím, že sa zhodneme s dámami, ktoré sa zúčastnili rozhovoru, že najdôležitejšie je byť samostatná, pro-aktívna, priebežne sa vzdelávať, komunikatívna, promptná a inovatívna.
Určite si šéfovia vážia aj maličkosti, ako mať otvorené oči a udržiavať veci na poriadku. Keď je v meeting room-e flak na stole, utriem ho. Ak si kolega neutrel flip-chart, utriem ho a upozorním kolegu, aby na to nabudúce nezabudol. Nemáte byť slúžkou, ale máte dozerať na to, aby bol na office poriadok. A to nielen u vás v kancelárii, ale všade, áno aj na toaletách. Máte oči všade :).
Office je váš priestor, je to ako váš byt, ktorý máte udržiavať v čistote, pohode a voňavý.
Venujte aj čas sama sebe a svojmu osobnému rozvoju, nielen práci. Niekedy je lepšie aj v najvypätejšom čase si oddýchnuť a zrazu budete vidieť úlohy a situácie z iného uhľa, ako keď ste vyčerpaná.
Ja sledujem Richarda Bransona, určite odprúčam knihu “Na spôsob Virgin”. Viac tipov na knihy, nájdete na mojom Youtube kanáli.
lektorka OFFICEzručnosti
