Pripravujete workshop alebo prednášku? Zopár organizačných tipov pre vás!
Ak plánujete zorganizovať určité podujatie, napríklad workshop alebo prednášku, môžu byť tieto tipy pre vás užitočné. Prečítajte si, či ich poznáte.
V dnešnej dobe je pomerne obľúbenou činnosťou organizácia workshopu alebo prednášky, ktorá sa týka vášho biznisu. Dôvody sú jednoduché:
- Je to spôsob ako nadviazať bezprostrednejšiu a osobnejšiu komunikáciu s ľuďmi, ktorých vaše podnikanie alebo činnosť zaujala.
- Ľudia oceňujú možnosť osobne sa stretnúť s niekým koho poznajú iba z prostredia internetu.
- Je to možnosť určitého networkingu i pre samotných účastníkov workshopu (prednášky), teda možnosť sa porozprávať pred alebo po ukončení podujatia a nadviazať nové známosti alebo spoluprácu.
- Ak ide o platený workshop (prednášku), je to finančná kompenzácia a možnosť zárobku pre organizátora podujatia.
Plánujete workshop alebo prednášku? Taktiež ma čaká prednáška a i workshop – resp. stretnutie s mamičkami. Riešila som popritom veľa vecí a získané informácie sú pre vás zhrnuté v tomto článku.
Tipy na organizáciu workshopu:
Propagácia, propagácia, propagácia
- Samozrejmosťou je uvedenie na svojej webstránke, fanpage a skupine na sociálnych sieťach.
- Sponzoring – platená reklama na sociálnych sieťach. Tu si dajte pozor na správne zacielenie reklamy, teda aby sa podujatie zobrazovali ľuďom, ktorých predmetom záujmu je oblasť vášho workshopu (prednášky).
- Oslovte známych, ktorí majú vlastné skupiny alebo fanpage na sociálnych sieťach so žiadosťou o zazdieľanie vášho podujatia. Oni spropagujú vás, vy nabudúce zas ich.
- Postujte informáciu o vašom podujatí vo veľkých alebo správne zacielených skupinách na sociálnych sietiach.
- Dostatočne dlhý čas pred termínom podujatia nezabudnite pravidelne uverejňovať napríklad formou článkov, obrázkov, videí, čím môže byť vaše podujatie prínosom a prečo by ho ľudia mali navštíviť.
- Urobte súťaž na vašej webstránke alebo sociálnych sietiach o vstupenky na podujatie s cieľom, aby sa dostalo čo najviac do povedomia.
Počet účastníkov podujatia
Ak si nie ste dostatočne istý tým, či bude o vaše podujatie záujem, premyslite si, pri akom počte účastníkov ste ochotný podujatia zrealizovať. Vaše možnosti sú nasledovné:
- Bez ohľadu na počet účastníkov podujatie zrealizujem.
- Podujatie sa uskutoční iba pri určitom počte účastníkov, aby sa mi aspoň vrátili náklady (napríklad náklady na cestu, prenájom priestorov, občerstvenie, náklady na materiály).
- Podujatie sa uskutoční iba pri určitom počte účastníkov, aby sa mi aspoň vrátili náklady, ale súčasne som mal i zisk ako ocenenie svojho času.
Miesto je tiež dôležité
A určite si zodpovedzte i tieto otázky:
- Existuje možnosť parkovania? Zdarma alebo za poplatok? Je blízko zastávka MHD? Pripojte do informácie pre záujemcov o podujatie aj tieto informácie, prípadne pridajte GPS súradnice alebo priamo Google mapku.
- Miesto si určite zarezervujte dostatočne vopred.
- Máte k dispozícii napríklad projektor? Tabuľu na písanie? Stojan na papiere?
- Ako vyzerajú miesta na sedenie pre účastníkov? Ak je pravdepodobné, že si budú robiť poznámky, nezabudnite samozrejme na stoly.
- Je v rámci rezervácie priestorov možnosť objednania pohostenia pre účastníkov podujatia?
Vstupenky na podujatie
Stanoviť si správnu cenu vôbec nie je ľahké. Cena by mala pokryť nielen náklady (reálne), ale i venovaný čas na prípravu workshopu a ocenenie času stráveného na podujatí, prípadne i po ňom.
Cenu vstupenky na podujatie môžete stanoviť rozdielne, napríklad:
- výhodnejšia cena vstupenky pri zakúpení do určitého dátumu
- výhodnejšia cena vstupenky pri zakúpení dvomi/viacerými účastníkmi podujatia
- možnosť zakúpenia darčekovej vstupenky na podujatie
- výhodnejšia cena pri zakúpení vstupeniek na viacero vašich podujatí
Súčasne je potrebné sa zamyslieť, či budete vstupenky riešiť vo vlastnej réžii, resp. akým spôsobom sa môžu záujemcovia prihlásiť. Môžete využiť napríklad:
- Prihlasovanie zaslaním správy cez Messenger, na emailovú adresu, telefonicky. Odporúčam pripojiť informáciu, že prihlásenie a jeho záväznosť je podmienená potvrdením z vašej strany.
- Google formuláre – v poslednej dobe veľmi využívaný nástroj na registráciu na rôzne podujatia, ktorý si môžete rôznymi spôsobmi upraviť od jeho celkového vzhľadu, cez zadanie otázok po povinné „odkliknutie“ s podmienkami účasti na podujatí.
- Tickpo – môžete využiť predaj vstupenie i cez tretiu stranu, ktorá vás odbremení od určitej administratívy a súčasne zabezpečí čiastočnú propagáciu prostredníctvom svojej webstránky.
Účastníkov poteší niečo navyše, čo dostanú. Môže to byť:
- Darčeková taška s drobnosťami, ktoré si zabezpečíte sami, prípadne oslovíte iných podnikateľov s možnosťou propagácie
- Vypracovaný materiál – workbook, zošit, poznámky z prednášky. Výhodou je, že si účastníci podujatia nemusia všetko zapisovať a súčasne potešenie, že niečo dostanú a môžu si to odniesť domov.
- Propagačné materiály kupóny so zľavou od sponzorov – ak nejakých máte, výmenou za propagáciu môžu i oni prispieť nejakými materiálmi, ktoré si účastníci odnesú.
- Kupóny so zľavou na ďalšie vaše workshopy/prednášky, prípadne iné produkty, ktoré máte v ponuke.
Ďalšie výborné tipy ako sa pripraviť na prezentáciu si môžete prečítať v tomto článku.
Máte nejaké ďalšie tipy? Napíšte nám do komentára.
Mária Dvončová
