Čo všetko obnáša príprava konferencie? Na čo nezabudnúť, čo nepodceniť, na koľko vecí treba myslieť dopredu? Viete si predstaviť organizovať konferenciu s tematikou Pre zdravie ženy pre cca 200 účastníkov?

Akčná žena Miroslava Minčíková ako event manažérka Akčných žien oplýva energiou, nezlomnosťou a silou dotiahnuť veci do konca. Žena ako stvorená pre organizovanie a odolná voči stresu. Popri organizácii a jej iných povinnostiach je aj mamou na plný úväzok. V rozhovore nám prezradila:

• či vôbec spala pred samotnou konferenciou,
• čo všetko prináša neistota pandémie pre organizátora,
• na akých miestach sa plánuje konferencia budúci rok,
• kedy môže človek ľahko vyhorieť,
• trvá príprava takejto konferencie viac ako rok?

Čo všetko prináša príprava tak veľkej konferencie ako je konferencia Pre zdravie ženy?

Ani neviem, kde začať (úsmev). Samozrejme, dôležitý je termín, bez neho sa nedá postupovať ďalej. Povedala by som teda všetko od výberu termínu a miesta až po písanie reportov po konferencii. Hovoríme teda najmä o výbere tém, spíkrov, spolupráci s partnermi, všetky grafické podklady, komunikácia s dodávateľmi napr. cateringu, dekorácií. Veľmi dôležitá je aj spolupráca s médiami, firmou zabezpečujúcou technickú stránku, produkciu. Nemôžeme zabudnúť ani na komunikáciu s verejnosťou a sociálne siete.

Čo je na tejto príprave najnáročnejšie?

Čas. Vždy je pripravený časový plán, ktorý ale nie vždy ide podľa predstáv. Napríklad, keď sa pridá jeden spíker neskôr, ako sme počítali. V tom momente meníme všetky grafické podklady, vizuály, upravujeme program, komunikujeme to v médiách a iné.

Taktiež je náročné zladenie toho, čo potrebujeme/chceme v rámci konferencie prezentovať a povedať, čo je podľa nás dôležité a toho, čo zaujme a priláka účastníkov. Téma zdravia a prevencie je dosť špecifická. Myslím, že je potrebné aj vážnejšie témy otvárať jemnejšie pre verejnosť, pre bežné ženy, ako sme ja aj ty.

Ako dlho trvá príprava takejto konferencie?

Príprava trvá niekoľko mesiacov. Keď sa nad tým zamyslím, je to aj obdobie jedného roka. Už teraz začíname prípravy na budúci rok.

Chcete sa dozvedieť viac o zdraví? Pozrite si záznam z konferencie Pre zdravie ženy

V čom skomplikovala pandémia COVID 19 organizovanie týchto akcií? Čo vnímaš ako najväčšiu nevýhodu?

V minulom ročníku sme museli kompletne prerobiť konferenciu do online priestoru. Tento rok sme mali pripravený hybridný model. Dalo by sa teda povedať, že minuloročné peripetie s pandémiou posunuli tento ročník na inú úroveň.

Čo však všetci vieme a vnímame, sú obmedzenia. Mohli sme využiť 25% kapacity prednáškovej sály, takže bez pandémie by sme mohli privítať viac osôb. Taktiež sa mohlo stať, že ráno by sa niektorý zo spíkrov necítil dobre a jednoducho by prednášku odvolal, aby neriskoval šírenie vírusu. Vieme, že testy sa nerobia z minúty na minútu a pozitivita sa ukáže po niekoľkých dňoch. Podobne to platí v prípade účastníkov. Vieme síce, koľkí si kúpili lístok, ale na 100% nevieme, koľkí prídu až do momentu, kým sa skutočne registrujú u našich hostesiek.

Chcete si pozrieť, ako bolo na konferencii? Máme k dispozícii záznam.

Pandémia tiež znížila záujem a možnosti firiem o spoluprácu na veľkých projektoch. Mnohé firmy, aj tie najväčšie farma firmy, majú okresané rozpočty, v ktorých takáto konferencia figuruje ako marketingová aktivita.

Ak by som to mala zhrnúť do jedného slova je to NEISTOTA.

Čo je nočnou morou organizátora takejto akcie?

Tu nadviažem na prechádzajúcu otázku. Ako som spomínala, nočnou morou je, že neprídu ľudia či spíkri. Dosť veľké škody by urobil aj výpadok elektriny.

Aký najdlhší čas bez spánku a bez jedla si fungovala?

Nikomu nemusím hovoriť, že pri práci, ktorá vás kompletne pohltí, zabúdate jesť a spať. To poznáme určite všetci (úsmev). Tento rok sme pripravovali konferenciu asi do jednej hodiny, štvrť na dve v noci (produkcia zostávala ešte dlhšie). Potom som cestovala domov k dieťaťu, ktoré sa v noci budí a teda nenechalo ma vyspať ani tie tri hodiny. O piatej v piatok som už “vstávala” a išla smer hotel, kde sme boli do večerných hodín. Po konferencii nás čakalo ešte upratovanie, presúvanie vecí do skladu a cesta domov. Musím však povedať, že som to dala bez kávy a energetických nápojov, ten adrenalín, čo vtedy prúdi v tele je neskutočný (úsmev).

Akú hudbu zvykneš počúvať pri príprave balíčkov pre účastníčky konferencie?

Večer som pustila z mobilu Imagine Dragons, nie, že by to bola bežná hudba na balenie, ale momentálne si na tejto skupine trochu ulietam. Dohodli sme sa však, že budúci rok prenecháme prípravu balíčkov na hostesky, nakoľko je to dosť časovo náročná práca, ktorú nevyhnutne nemusia robiť konkrétne osoby z nášho tímu.

S akým najnezvyčajnejším produktom si sa stretla na konferencii?

Tento rok sme mali v expo zóne napríklad posteľ. Tematicky sa tam perfektne hodila, keďže aj jedna z prednášok bola venovaná spánku, no priznám sa, že pri priestorovom rozložení v expo zóne nás trochu potrápila.

Čo by si ďalšíkrát urobila inak?

Každý ročník nás niečo naučí. Budúci rok upravíme program, aby nebol až tak nabitý. Určite naplánujeme viac prestávok. Keď sa spätne pozrieme na celý priebeh, určite nám vyskočí aj niečo iné, čo by chcelo trošku viac vyladiť.

Na čo sa môžeme tešiť o rok na konferencii?

Na zaujímavé témy, skvelých spíkrov a navštívime viac miest. Na Slovensku to budú Košice a Bratislava, v Česku Praha.

Ktorá téma Ti najviac zarezonovala?

Nakoľko mám určité zdravotné problémy, ktoré mi diagnostikovali už 16 rokov dozadu, zajalo ma terapeutické využitie CBD, ktoré ja na Slovensku teraz na vzostupe. Pre manžela ma zaujala prednáška o cvičeniach na zlepšenie respiračných problémov. Veľký záujem bol aj o témy týkajúce sa erotizmu, intimity a meditácia s Vierkou Ayisi.

Ktorá myšlienka z konferencie ešte stále rezonuje v mysli?

Môžeme vyhorieť nie vtedy, keď nemáme čas a nestíhame, ale keď nemáme energiu, vďaka ktorej by sme vedeli pokračovať ďalej.

Zdroj foto: archív Akčných žien, archív M. M.