Chcete predísť omylom v komunikácii a nedorozumeniam? Nikdy dopredu nepredpokladajte, že vaša správa bola pochopená úplne správne.
Robiť chyby v komunikácii môže byť nepríjemné. Ak napríklad pošlete e-mail bez toho, aby ste ho skontrolovali, a neskôr si uvedomíte, že obsahoval chybu, môžete pôsobiť nedbalo a neprofesionálne.
Ale ďalšie komunikačné chyby môžu mať vážnejšie následky. Môžu poškodiť vašu reputáciu, rozladiť klientov alebo dokonca viesť k stratám na príjmoch.
V tomto článku sa pozrieme na 10 bežných komunikačných chýb a rozoberieme, čo môžete urobiť, aby ste sa im vyhli.
Chyba 1: Chyby vo vašej práci
Pravopisné, štylistické či gramatické chyby môžu spôsobiť, že budete vyzerať nedbalo. Preto je nevyhnutné skontrolovať všetku komunikáciu pred jej odoslaním.
Nespoliehajte sa na automatickú kontrolu pravopisu: nezachytia slová, ktoré sú použité nesprávne. Namiesto toho vykonajte korektúru a pomocou slovníka vyhľadajte slová, v ktorých ste si nie úplne istí.
Môže byť pre vás užitočné zostaviť zoznam slov a fráz, ktoré považujete za ťažké zapamätať si (napríklad „mojim/mojím“, „blondína/blondýna“ alebo „zvláštne/zvlášne“). Toto majte po ruke.
Vo vašej vlastnej práci môže byť ťažké vidieť chyby (volá sa to autorská slepota), preto zvážte, či nepožiadate kolegu, aby si pred distribúciou prezrel kľúčové dokumenty. Prípadne si prácu prečítajte nahlas alebo si ju vytlačte – skôr si tak uvedomíte chyby v preklepoch. Potom si dajte čas na prepísanie dokumentu a vykonanie akýchkoľvek posledných zmien.
Možno vám pomôže aj článok o 14 chybách, ktoré robíte pri posielaní emailov.
Chyba 2: Doručovanie zlých správ e-mailom
Oznámili by ste prepúšťanie svojmu tímu e-mailom alebo smskou? Ak by ste to urobili, mohli by ste všetkých rozladiť!
Písomné komunikačné kanály vám neumožňujú zmierniť zložité správy neverbálnymi prejavmi (napríklad rečou tela) a neumožňujú vám okamžite zvládnuť intenzívne emócie okolia.
Ak potrebujete doručiť zlé správy, urobte to osobne a dobre si premyslite, ako to môžete urobiť citlivo, aby ste mohli podať správu, ale zároveň minimalizovali dlhodobé rozladenie.
Keď doručíte správu osobne, ľahšie zachytíte náznaky, že ľudia nesprávne pochopili kľúčové časti vašej správy, alebo že tieto informácie prijali mimoriadne zle. Potom môžete podniknúť kroky na objasnenie svojej správy alebo pomôcť ľuďom vyrovnať sa s náročnou správou.
Chyba 3: Vyvarujte sa zložitých rozhovorov
V určitom okamihu budete musieť dať negatívnu spätnú väzbu. Je lákavé pokúsiť sa týmto rozhovorom vyhnúť, ale môže to spôsobiť ďalšie problémy – napríklad môžete zistiť, že malý problém, ktorý „vypustíte“, čoskoro prerastie do veľkého.
Príprava je kľúčom k zvládnutiu náročných rozhovorov. Naučte sa poskytovať jasnú spätnú väzbu, ktorá umožňuje používať nástroje a techniky, ktoré povzbudia ostatných ľudí, aby uvažovali o svojom správaní.
Možno budete tiež chcieť vyskúšať hrať hru na roly ešte pred konverzáciou, aby ste sa cítili sebaisto vo svojich slovách aj v reči tela.
Chyba 4: Nie ste asertívny
Asertivita je o tom, aby ste uviedli a povedali, čo potrebujete, a zohľadnili priania a potreby ostatných.
Možno nebudete vždy dobrí, keď ste asertívni, ale máte väčšiu šancu, že tak dosiahnete kompromis, pretože ste mali jasno vo svojich potrebách. Asertivita tiež znamená povedať „nie“, keď potrebujete.
Poznámka: Asertivita nie je to isté ako agresia. Keď ste agresívni, snažíte sa ísť svojou cestou bez toho, aby ste mysleli na práva, želania a potreby iných ľudí.
Chyba 5: Unáhlené reakcie
Kričali ste niekedy na kolegu alebo ste poslali stručnú odpoveď na e-mail bez toho, aby ste si premysleli svoje slová? Ak je to tak, pravdepodobne ste reagovali emocionálne, namiesto toho, aby ste odpovedali pokojne.
Tento druh emočnej reakcie môže poškodiť vašu povesť. Môžete rozrušiť ľudí svojimi silnými emóciami a budiť dojem, že vám chýba sebakontrola a emočná inteligencia. Viete, kedy je čas ozvať sa v práci nahlas alebo mlčať?
Chyba 6: Dôkladná príprava
Zle pripravené prezentácie, správy alebo e-maily frustrujú vaše publikum a môžu časom poškodiť vašu reputáciu. Preto je nevyhnutné starostlivo pripraviť a naplánovať komunikáciu.
