Ako dosiahnuť, aby boli vaše firemné stretnutia dvakrát produktívnejšie a zaujímavejšie?
Keď Chris Flint získal svoju prvú prácu v oblasti riadenia, ako vedúci rozvoja pobočky v Securities America, okamžite zahájil týždenné stretnutia zamestnancov. Ale nefungovalo to presne podľa jeho predstáv.
„Žiaľ, takto jednoducho sa to nedalo robiť,“ smeje sa Flint, ktorý nakoniec dospel k rovnakému záveru ako humorista Dave Barry – že meetingy sú ako pohreby: „Máte stretnutie ľudí, ktorí majú nepohodlné oblečenie a najradšej by boli niekde inde. Hlavný rozdiel je v tom, že väčšina pohrebov má určitý účel.“
Ako nájsť nápad na podnikanie, ktorý vám sadne ako uliaty?
Microsoft skúmal 38 000 vedúcich pracovníkov na celom svete a zistil nelichotivý výsledok. Viac ako dve tretiny ľudí považovali meetingy za neproduktívne a neúčinné.
Flint vyriešil svoj problém tým, že svoju týždennú hodinu rozdelil na krátke sedenia s jednotlivými zamestnancami. Tu je návod, ako celý proces zefektívniť.
1. Selektujte účastníkov
Na schôdzach uplatňujte rovnaký princíp ako pri balení kufrov: Čím viac sa snažíte, aby všetky veci pasovali, tým viac sa vám to nedarí. Zahrňte do meetingu len najdôležitejších účastníkov (osoby s rozhodovacími právomocami a kľúčových ľudí), nie pozorovateľov (nepodstatní zamestnanci), hovorí vo svojom diele autor Patrick Lencioni.
2. Vytvorte si plán
Podľa prieskumu agentúry Opinion Research USA je dezorganizácia najväčšou prekážkou medzi pracovníkmi, ktorí sa zúčastňujú obchodných stretnutí. Okrem spomenutia tém, ktorým sa chcete venovať, dajte každej položke časový limit. „To udrží bežať dialóg,“ hovorí Lencioni, ktorý tiež odporúča, aby ste nechali program pozrieť svojim zamestnancom. „Ak budú vedieť, že stretnutie bude pre nich relevantné, budú sa na to tešiť.“
3. Zakomponujte nejakú zaujimavosť
Dobré filmy upútajú pozornosť publika už v prvých minútach. Bez ohľadu na to, či vysvetlíte dôsledky nadmerných výdavkov rezortov alebo ako konkurencia zintenzívňuje hru, „je dôležité, aby ľudia vedeli, o čo ide“, hovorí Lencioni. A pomocou reči tela vyjadrite pointu. Nikoho nezaujme človek, ktorého to samého nudí.
4. Nevybočte z cesty
V ideálnom prípade bude váš meeting fungovať ako navigátor GPS, ktorý zabráni každému vybočiť z kurzu. Ak nie, povzbudzujte ľudí, aby hovorili v skratke a k veci, najskôr ponúknite závery a potom ich podložte faktami alebo podrobnosťami. Tiež si vytvorte zoznam, ktorý nie je na programe, pre témy, ktoré na stretnutí neplánujete otvoriť.
5. Follow up
Hneď ako budú prijaté rozhodnutia, okamžite stanovte termíny ich vykonania. „Jedným z dôvodov, prečo ľuďom prekážajú meetingy, je, že nevidia výsledky,“ hovorí Lencioni. Vašou úlohou je ukázať im, že stretnutia sú spôsob, akým sa posúvate vpred.
bestlifeonline.com
