Pri stretnutí s klientmi je dôležité, aby sme boli príjemní a oplývali znalosťami, ale tieto veci tvoria len časť toho, aby sme pôsobili skutočne profesionálne.
Pokúsime sa zhrnúť všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste dokázali zostaviť celý profesionálny balík od oblečenia až po dojem, ako sa správať a komunikovať so zákazníkmi a klientmi.
1. Správne oblečenie
Všeobecné pravidlo, ktoré by sme mali dodržiavať pri obliekaní, je, že by sme nemali nosiť nič príliš tesné, príliš krátke alebo príliš odhaľujúce. To, ako sa budete obliekať, bude závisieť od toho, čo je vaša náplň práce. Ak váš biznis zahŕňa výlety na bicykli, potom je aj spandex dobrou voľbou. Ak ste zdravotnícky pracovník, budete mať na sebe uniformu.
Všeobecné heslo pre profesionálov je byť konzervatívny. Chcete byť braný vážne? Tak aj oblečenie berte vážne. Trendy a výrazné kúsky odložte na časy mimo pracovnej doby. Noste kvalitné pančuchy, ponožky a starajte sa o nohy, aby pôsobili v sandáloch upravene. Ideálne je však zvoliť radšej uzavreté topánky.
Venujte pozornosť svojim doplnkom. Nepreháňajte to so šperkami a nekombinujte pravé šperky s lacnou bižutériou. Ak potrebujete mať kabelku na portfólio alebo aktovku, mala by byť aktuálna a v dobrom stave. Topánky by mali byť konzervatívne, vhodné pre vašu profesiu, v dobrom stave a v prípade potreby leštené. Nenoste príliš ležérne oblečenie.
2. Buďte dochvíľni a pripravení
Na schôdzky prichádzajte včas. Ukázať sa na obchodnom stretnutí neskoro, je neslušné. Vyhnite sa tomu, že prídete neskoro, plánovaním programu dostatočne vopred. Ak sa vám stane, že prídete neskoro (niekedy sa tomu nedá zabrániť), najprv sa ospravedlňte.
Do práce musíte ísť pripravení. Môžete sa cítiť unavený, ospalý, lapať po dychu a po ďalšom kofeíne, ale nemôžete to dať najavo. Bez ohľadu na to, ako sa cítite, musíte sa prezentovať tak, že ste nadšený ísť rovno pracovať – a urobiť to.
Prineste si so sebou všetky svoje podklady. Ukázať sa bez potrebných pomôcok, ktoré potrebujete použiť, je nielen neprofesionálne, ale budete vyzerať hlúpo. Ako pôsobí záhradník, ktorý príde do vášho domu, že by vám ostrihal stromy, ale potrebuje od vás nožnice?
Majte svoje „papiere“ v poriadku. Ak používate tablet, smartfón alebo prenosný počítač, je to skvelé – ale čokoľvek, čo klientovi ukážete, stále musí vyzerať organizovane, prehľadne a zrozumiteľne, či už ide o projektový plán alebo faktúru. A vždy skontrolujte všetky vaše čísla. Klient, ktorý zistí chybu, je klient, ktorého ste pravdepodobne stratili.
3. Zvážte svoje správanie
Konajte obchodne. Určite viete, že by ste nemali prísť do domu klienta, hodiť sa na pohovku a položiť si nohy na konferenčný stolík. Ale existuje ešte mnoho ďalších vecí, ktorým sa musíte vyhnúť. Fajčeniu, jedeniu, pitiu. Ak kašlete, pýtajte si pohár vody. Nemali by ste chytať klientove detí za ruku alebo ich objímať. Kúpeľňu klienta by ste mali použiť len v nevyhnutnom prípade. Nemali by ste používať alebo dotýkať sa niečoho z jeho vecí bez dovolenia.
Je potrebné, aby ste konali aj profesionálne aj mimo stretnutí s klientmi a vo vašej kancelárii. Hrubé alebo nepríjemné správanie si všimne každý, kto je jeho svedkom. Ak vás to nestojí stratu svojho súčasného klienta, môže vás to stáť potenciálneho klienta. Ak niekomu ukradnete parkovacie miesto, uvedomte si, že to môže byť niekto, s kým chcete obchodovať!
Prečítajte si: Ako začať podnikať aj bez peňazí?
Foto: procominsurancecompany.com
4. Klient alebo partner nie je priateľ
Nepreceňujte to. Profesionál nie je priateľ. Ako profesionál, samozrejme, chcete byť priateľský, ale nie na úrovni osobných dôverností. A určite nechcete, aby si váš klient myslel, že s ním flirtujete.
Naučte sa tzv. small talk. Na druhej strane, nechcete vyzerať neprístupne a prísne, alebo až nesympaticky, keď sa stretávate s klientom prvýkrát. Všeobecný rozhovor môže smerovať k tomu, aby ste vyzerali ako človek a aby sa váš klient cítil pohodlne.
5. Nezabudnite poďakovať!
Povedzte ďakujem. Na konci stretnutia vždy poďakujte klientovi za jeho čas. A ak sa ukáže, že s vami bude obchodovať, tiež za to poďakujte. Ručne napísaný odkaz je skvelý spôsob, ako to urobiť. A nezabudnite požiadať o odporúčanie alebo referenciu v prípade, že sa vám obchod podaril!
Nerušte ani nepreplánujte schôdzky okrem veľmi vážnych dôvodov.
6. Komunikácia so zákazníkom
Pozerajte klientom a zákazníkom do tváre, keď sa s nimi rozprávate. Odložte telefón a pozrite sa im do očí. Zákazníci a klienti chcú mať pocit, že im dávate celú vašu pozornosť a nechcete stratiť zákazníkov tým, že sa cítia nedôležito. Aktívne ich počúvajte. Používajte zrkadlenie a preformulovanie, aby ste si boli istí, že im dobre rozumiete.
Naučte sa aktívne počúvať. Zbavte sa návykov, ktoré narúšajú komunikáciu. Pri stretnutí s klientom nejedzte ani nežujte žuvačku. Ak sa stretávate v kancelárii, nepúšťajte hudbu, pre niektorých ľudí môže byť veľmi ťažké počúvať, čo hovoríte, aj keď hrá na nízkej hlasitosti. Hovorte jasne a primeranou rýchlosťou, bez mumlania. A tiež budete mnohokrát posudzovaní pri podávaní ruky. Stojí za to sa dozvedieť, ako to vylepšiť. Žiadne trasenie s čerpadlom alebo mdlí rybí stisk!
7. Etiketa telefonovania
Keď sa stretávate s klientom, vypnite telefón. Prijímanie hovorov pri stretnutí dáva dotyčnej osobe správu, že nie je pre nich dôležitá. Kontrola toho, kto volá alebo kto vám posiela správu na telefón, alebo od koho ste dostali nový e-mail, je to isté. Vypnite svoj telefón v spoločenských priestoroch, kde by zvoniaci mobil rušil ostatných, ako sú predstavenia, filmy, koncertné recitály atď.
V iných situáciách, ako sú reštaurácie, je dobrou voľbou nastaviť telefón tak, aby vibroval. Nebudete vyzerať profesionálne, keď budete sedieť v reštaurácii a nepretržite hovoriť do telefónu. Ak už musíte prijať dôležitý telefonický hovor, a ste v spoločenskom prostredí, ospravedlňte sa a zavolajte si vonku alebo niekde vnútri, napríklad vo foyeri. Ľudia okolo vás, ktorí nemusia počúvať váš telefonát, to ocenia. Keď sa vrátite k stolu, nehovorte o telefonáte. Jednoducho povedzte niečo ako „Kde sme to skončili?“ A pokračujte ďalej.
Neprehliadajte telefónne hovory. Na obchodné hovory by ste mali odpovedať najneskôr nasledujúci deň. Nestíhate to? Potom je čas investovať do niektorých ďalších telefónnych služieb alebo si najať asistentku alebo zabezpečiť záznamovú službu. Ak používate telefónne služby hlasovej pošty, pravidelne kontrolujte hlasovú poštu. Pre zákazníkov nie je nič viac frustrujúce, ako keď pri volaní dostanú správu „hlasová schránka je plná“.
8. Emailová komunikácia
Podobne ako telefónne hovory, aj na obchodné e-maily treba odpovedať najideálnejšie do 48 hodín. Navrhnite si e-mailový podpis pomocou svojho e-mailového programu a potom ho využite na všetky vaše e-maily súvisiace s podnikaním. Použite obchodné pozdravy, nikdy nezačínajte profesionálny email s “Ahoj”. Mail ukončite “S pozdravom” alebo “Príjemný deň”. Skratky ako LOL a pod. nie sú príliš vhodné, alebo priveľa emotikonov. Pred odoslaním si vždy svoj mail skontrolujte. Chyby spôsobujú, že vyzeráte neprofesionálne.
18 tipov ako vytvoriť pútavý nadpis článku alebo predmet emailu
9. Sociálne médiá
Udržujte svoje osobné a firemné účty na sociálnych sieťach oddelené. Ak ste napríklad na Facebooku, mali by ste mať firemnú stránku aj osobnú stránku. LinkedIn je jednou z mála výnimiek, pretože v súčasnosti to funguje ako sieť určená výlučne pre profesionálov. Na žiadne zo svojich stránok sociálnych médií neuverejňujte nič, čo by ste nechceli sledovať po zvyšok svojho života. Selfie, keď ste boli pod vplyvom alkoholu, alebo neslušný vtip, ktorý ste zdieľali so všetkými svojimi priateľmi.
To isté platí pre vaše komentáre k príspevkom a webovým stránkam iných ľudí. Nezabudnite, že niektoré z vašich názorov môžu potenciálnych klientov odradiť. Udržujte svoje príspevky na firemných stránkach a profiloch profesionálne. Na profesionálnych stránkach sa nesmú nachádzať žiadne urážlivé vtipy alebo poznámky a videá. Ak máte pochybnosti, radšej post nezverejňujte! Ak sa snažíte používať sociálne médiá na účel vášho podnikania, je vhodné si vybrať jednu alebo dve platformy, pravidelne postovať príspevky a reagovať. Odpovedzte na otázky ľudí a odpovedajte na ich komentáre.
Milé dámy, nezabudnite na kvalitné pančuchy pre správne oblečenie.