Každá veta by nemala končiť výkričníkom a pozor na skryté kópie. Pokiaľ ide o e-mail, možno si myslíte, že viete všetko. Podľa spoločnosti The Radicati Grouponiec, väčšina z nás posiela a prijíma v priemere 121 e-mailov denne.

Ale aj keď pravdepodobne strávite značnú časť dňa otváraním doručenej pošty, stále by ste sa ešte mohli naučiť jednu alebo dve veci. V skutočnosti existuje množstvo pravidiel e-mailovej etikety, ktoré vám a mnohým ďalším ľuďom vo vašom zozname kontaktov pravidelne unikajú. Chcete mať istotu, že sa správate elektronicky slušne?

Tu je 16 zlatých pravidiel odosielania e-mailov, ktoré by ste mali ovládať:

1. Odpovedzte hneď, ako dostanete e-mail, aj keď potrebujete viac času

Nikto neocení odpoveď na e-mail mesiac po jeho odoslaní. Prieskum z roku 2018, ktorý uskutočnila poradenská spoločnosť Toister Performance Solutions, v skutočnosti odhalil, že 41 percent ľudí očakávalo e-mailovú odpoveď do jednej hodiny.

Samozrejme, niektoré e-maily vás vyzývajú, aby ste vypracovali obšírnejšiu odpoveď alebo splnili nejakú úlohu. V takýchto prípadoch je riešenie jednoduché: Odoslaním odpovedzte do niekoľkých minút, aby ste dali vedieť, že ste jeho správu dostali, no na vyriešenie veci potrebujete trochu viac času. Týmto spôsobom vedia, že ste ich e-maily vzali do úvahy a že ich jednoducho neignorujete.

2. Funkciu „Odpovedať všetkým“ používajte opatrne

Medzi možnosťami „Odpovedať“ a „Odpovedať všetkým“ je zásadný rozdiel. A napriek tomu si to mnohí používatelia e-mailu, žiaľ, neuvedomujú. V prípade, že ste jedným z nich, vedzte, že keď si vyberiete druhú možnosť, každý príjemca, ktorý bol označený ako CC v pôvodnej správe, dostane vašu odpoveď. Nemusíte zahltiť schránku všetkých. Takže, keď budete nabudúce odpovedať na hromadný e-mail, zvážte, kto skutočne potrebuje čítať vašu odpoveď: celý adresár alebo len pôvodný odosielateľ?

3. Ak chcete od niekoho odpoveď, nepíšte mu

Keď niekoho dáte do kópie e-mailu – zvyčajne to znamená, že ho chcete udržať v konverzácii, ale nemusíte nutne od neho chcieť odpoveď. A ako varuje školiteľka Dannielle Walz, zneužitie možnosti CC môže viesť k problémom s komunikáciou.

„Keď budete pridávať vašich kolegov do kópie v množstve e-mailov, môžu považovať vaše e-maily za nedôležité a môžu ich umiestniť do iného priečinka, napr. so ‚priečinka na prečítanie neskôr‘,“ napísala v príspevku na LinkedIn. „To môže viesť k tomu, že im v budúcnosti budú chýbať dôležité informácie.“ Ak teda od niekoho očakávate odpoveď, uveďte jeho e-mailovú adresu do poľa „Komu“ a funkciu „CC“ používajte s mierou.

4. Pochopte, kedy a kedy nepoužívať BCC

Pole BCC je ešte komplikovanejšie a neustále ho používajú aj tí najskúsenejší používatelia e-mailov. BCC znamená „blind carbon copy“, takže hoci je to podobné ako CC, BCC nezobrazuje e-mail tejto osoby iným príjemcom, čo znamená, že nikto iný neuvidí, že ste zahŕňali ich. Kedy je teda vhodné používať BCC? Hillel Fuld z magazínu Inc. hovorí, že je to výlučne pre hromadné e-maily alebo keď vás niekto prostredníctvom e-mailu predstaví niekomu inému.

„V každom inom prípade, keď niekomu pošlete e-mail a niekomu inému BCC, budete nečestní – či sa vám to páči alebo nie,“ poznamenáva Fuld. „Posielate e-mail osobe X a bez toho, aby o tom vedela, a umožňujete osobe Y odpočúvať vašu konverzáciu. Osoba X netuší, že tento e-mail číta niekto iný, hoci ste ho v skutočnosti tajne poslali aj niekomu inému.“

5. Výkričníky používajte s mierou

Je ľahké sem-tam hodiť do e-mailov nejaký výkričník, no snažte sa nezvyknúť si. Aj keď sa historicky používajú na označenie naliehavosti, v e-mailoch sa výkričníky dajú ľahko zameniť za falošnosť alebo pasívnu agresivitu. „Použitie zbytočného výkričníka v e-maile môže ľahko zničiť základný význam vášho textu,“ vysvetľuje Anna Verasai pre HR Digest. „Používajte to len vtedy, keď potrebujete zdôrazniť niečo, čo je dôležité. Zamyslite sa nad tým, ako by váš čitateľ mohol interpretovať správu, keď si ju prečíta.“

6. Buďte opatrní pri používaní humoru

Každý občas miluje dobrý vtip, ale pretože jeho tón môže byť nesprávne vysvetlený, najlepšie je vtipy zo svojich e-mailov vynechať. Vyhradzujte si humor na telefonát alebo osobný kontakt. Kľúčová štúdia z roku 2005 publikovaná v Journal of Personality and Social Psychology odhalila, že zatiaľ čo odosielatelia predpovedali, že ich príjemcovia dokážu presne dešifrovať ich humorný tón na 80 percent, príjemcovia boli v skutočnosti schopní presne prečítať tón iba na 56 percent.

7. Preskočte slang

S rozmachom okamžitých správ sa skrátené formy anglického jazyka čoraz častejšie používajú – ako „4U“ namiesto „for you“ alebo „xcem“ namiesto „chcem“. Ale rovnako ako pri e-mailoch by sa humor nemal používať, pri slangu platí podobný zákaz. Podľa jedného prieskumu OnePoll si 37 percent ľudí myslelo, že používanie slangu na pracovisku je neprijateľné, a 55 percent uviedlo, že pri posielaní e-mailov svojmu šéfovi by ste mali vynachať výraz „lol“.

8. Zahrňte podpis

Už ste niekedy dostali e-mail od niekoho a premýšľali ste: „Od koho to je?“ Aj keď adresa odosielateľa vám môže poskytnúť niekoľko informácií o tom, kto to je, niekedy to nestačí. Podpis na konci vášho e-mailu môže okamžite informovať príjemcu o tom, kto ste, čo robíte a ako vás môže ďalej kontaktovať. Mať podpis v e-maili je „ako keď človeku podávate vizitku zakaždým, keď posielate e-mail“. Ak ho ešte nemáte, pridajte si podpis, ktorý bude obsahovať vaše celé meno, pozíciu, telefónne číslo, e-mail, webovú stránku a logo firmy.

9. Nech je to krátke a jednoduché

Boomerang, aplikácia na zvýšenie produktivity e-mailov, skúmala kľúčové metódy na získanie väčšieho počtu e-mailových odpovedí. Aké bolo ich najväčšie zistenie? Najlepšie je písať, ako keby ste mali osem rokov. Ich výskum zistil, že e-maily, ktoré boli napísané na úrovni čítania v treťom ročníku, mali o 36 percent vyššiu pravdepodobnosť, že sa na ne bude odpovedať, ako na tie, ktoré boli napísané na úrovni čítania na vysokej škole.

10. Venujte pozornosť prílohám

Prílohy sú niekedy nevyhnutnou súčasťou e-mailového procesu, ale mali by ste vedieť, ako ich používať, skôr, ako ich pripojíte. V dlhých e-mailových reťazcoch môžu niekedy zostať nepovšimnuté alebo prehliadnuté a neočakávané prílohy majú tendenciu byť neotvorené, pretože príjemcovia sú opatrní pred elektronickými vírusmi. Najlepším riešením je odkázať na svoje prílohy v tele e-mailu. Najlepší spôsob, ako upozorniť príjemcu na prílohy, je vložiť na koniec e-mailu správu, ktorá hovorí niečo v zmysle „Pripojil som prílohu“ alebo „Ďalšie informácie nájdete v priloženej prílohe.“

11. Štandardizujte svoje písmo

Aj keď hra so štýlmi a farbami písma môže byť zábavná, v profesionálnom svete nie je miesto pre žiarivo ružové Comic Sans. Ako sa ukazuje, používanie písma je pri digitálnej komunikácii mimoriadne dôležité, tvrdí Colin Wheildon, autor knihy Type & Layout: Are You Communicating or Just Making Pretty Shapes? „Výberom nesprávneho typu písma môžete odradiť tri štvrtiny našich čitateľov,“ povedal pre American Writers & Artists. Akých fontov by ste sa teda mali držať, pokiaľ ide o e-maily? MageMail odporúča Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS alebo Arial.

12. Všetko korigovať

Pri písaní e-mailu je pravdepodobné, že urobíte chybu; veď ste len človek. Pri pracovných e-mailoch sa však na chyby často nehľadí. V prieskume Grammarly, ktorého sa zúčastnilo takmer 2000 respondentov, 67 percent uviedlo, že nie je v poriadku robiť preklepy v e-mailoch, zatiaľ čo len 6 percent si myslí, že je to prijateľná chyba.

13. Ako poslednú zadajte e-mailovú adresu

Aký je najjednoduchší spôsob, ako sa uistiť, že nepošlete e-mail skôr, ako bude pripravený? Pred zadaním e-mailovej adresy príjemcu počkajte, kým bude všetko hotové a v špičkovom stave. Ako viete, robiť chyby v e-mailoch je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako to urobiť zlý dojem. „Nie je to len profesionalita, o čo ide,“ povedala pre Forbes Karen Kessler, prezidentka Evergreen Partners. „To, čo je v stávke, je povesť zamestnanca a spoločnosti alebo organizácie.“

14. A trikrát skontrolujte meno príjemcu

Jednou veľkou chybou, ktorej by ste sa mali vyhnúť, je nesprávne hláskovanie mena príjemcu, takže pred odoslaním si ho skontrolujte aj trikrát. Mnoho ľudí považuje pravopis mena za nepodstatný, najmä ak je v e-mailovej adrese napísaný správne. Čo by ste mali robiť, ak náhodou urobíte takú chybu? Kathryn Shanley, majiteľka My Red Pen Editing, hovorí, že okamžité ospravedlnenie je kľúčom k udržaniu vašej dôveryhodnosti.

15. Pre profesionálne podnikanie použite profesionálnu e-mailovú adresu

Aj keď je pri korešpondencii s priateľmi alebo rodinou v poriadku používať osobnú e-mailovú adresu, držte ju mimo sféry profesionálneho podnikania. Toto je obzvlášť dôležité v situácii spotrebiteľa a predajcu. Prieskum GoDaddy z roku 2016 medzi 1 000 Američanmi ukázal, že 75 percent sa domnieva, že mať profesionálny e-mail je dôležitým faktorom dôvery online obchodu a 33 percent by pochybovalo o legitímnosti predajcu, ak by použili osobnú e-mailovú adresu.

„Nikdy nezabudnete na prvý dojem, či už v reálnom živote alebo online,“ uviedol vo vyhlásení hlavný produktový riaditeľ GoDaddy Steven Aldrich. „Vaša prvá priama interakcia so zákazníkom často prebieha cez e-mail, a preto je v tomto kontexte veľmi dôležité vyzerať profesionálne.“

16. Pamätajte, že všetko sa dá zdieľať

Či už ide o preposielanie, odosielanie v skrytej kópii BCC alebo krátke odpísanie na mail priamo cez mobil, je dôležité si uvedomiť, že všetko, čo napíšete do e-mailu, môže vidieť aj niekto iný, ako zamýšľaný príjemca. Všetka vaša e-komunikácia by preto mala byť profesionálna a bez rizika. Koniec koncov, e-maily môžu byť dokonca prípustné aj ako dôkaz na súde, takže je lepšie nikdy neposielať nič, čo by sa mohlo neskôr použiť proti vám. A ak chcete získať ďalšie spôsoby, ako zlepšiť svoje emailové zručnosti ako rýchlejšie vybavovať emaily, pozrite si tento článok.

Zdroj: bestlifeonline.com, pixabay.com