NAČÍTAVAM

Type to search

AKČNÉ TIPY BLOG INŠPIRÁCIE MAGAZÍN MARKETING

10 vecí, na ktoré nezabudnúť pri organizácii eventu

REDAKCIA
Share
akcne zeny

Nezáleží na tom, či organizujete večerné stretnutie pre niekoľko osôb alebo robíte celodenný workshop orientovaný na konkrétnu tému. Každé podujatie či event by sa malo držať určitých pravidiel, ktoré vám pomôžu pri organizácii nezabudnuteľného zážitku pre vás aj vašich hostí.

Je síce pravda, že najlepšie sa človek naučí za pochodu, takže ak organizujete nejaký ten tretí či štvrtý event, už pravdepodobne máte vychytané všetky muchy a ste pripravené omnoho lepšie, ako pri vašom prvom podujatí.

Ale prečítať si niekoľko článkov a tipov ešte nikomu neublížilo. Práve naopak. Inšpirácia je všade okolo nás, tak prečo sa nepripraviť aspoň takto?

Ja osobne chodím na rôzne eventy celkom často a už viem približne porovnať jednotlivé podujatia a jednotlivých organizátorov. Je mi jasné, že pri organizovaní skvelého podujatia je potrebné zariadiť asi milión krokov a nakoniec sa aj tak stane, že organizátor na niečo dôležité zabudne.

Práve preto som sa rozhodla vypichnúť niekoľko vecí, na ktorých už väčšina slovenských organizátorov pohorela, a pritom ide často o úplne maličkosti, ktoré by som ako účastníčka veľmi ocenila.

1. Ujasnite si cieľ podujatia

Na viacerých podujatiach si všímam, že organizátor vlastne nemá žiaden cieľ, pre ktorý vôbec event organizuje. Často to vyzerá ako rôzny mix od zviditeľnenia značky organizátora cez networking v komunite, až po snahu zarobiť si nejaké drobné. Osobne si však myslím, že každý event by mal mať jeden jasný cieľ, ktorému sa bude prispôsobovať následná organizácia.

Ak je vašim cieľom zvýšiť povedomie o vašej značke alebo firme, nesnažte sa silou mocou vyberať vysoké vstupné. Buď urobte podujatie zadarmo alebo za symbolickú cenu.

Ak sa naopak snažíte na evente zarobiť, pokúste sa potlačiť vlastné ego a neprezentovať seba alebo svoju firmu a následne jej služby a produkty.

V prípade, že je vašim cieľom networking a spájanie ľudí, nevenujte 99% času prednáškam a nenechávajte na prestávku 5 minút, kedy si účastník stihne tak maximálne odbehnúť na toaletu. Radšej vyhraďte dlhší čas na pauzy, vymyslite nejaké zaujímavé aktivity, vďaka ktorým môžu účastníci networkovať a pokúste sa zapracovať na vašej afterpárty.

Vďaka tomu, že si určite jeden cieľ, viete vyhodnotiť, či mal váš event úspech.

2. V rozpočte počítajte s nepredvídanými výdajmi

Foto: pixabay.com

Príprava rozpočtu na event je nezanedbateľná súčasť každej organizácie. Pripraviť si rozpočet je jedna vec, ale počítať s nepredvídanými výdajmi, je niečo iné. Na to ale väčšina organizátorov zabúda.

Môže sa vám napríklad stať to, že vám vypadne dodávateľ chlebíčkov a vy musíte na poslednú chvíľu bežať do Lidlu, nakúpiť zásoby a chlebíčky pripraviť svojpomocne. A to vás vyjde finančne aj časovo omnoho drahšie.

Radšej počítajte s väčším rozpočtom a prispôsobte tomu cenu vstupenky.

3. Zvoľte vhodný dátum

Ak budete vyberať dátum vášho podujatia, najprv si ujasnite, pre koho podujatie organizujete. Ak pre mamičky, asi by ste sa mali vyhnúť obdobiu vysvedčenia alebo jarných prázdnin, kedy majú mamičky príjemné povinnosti so svojimi najmenšími.

Ak budete robiť podujatie zamerané na marketing, uistite sa, že v rovnakom období neprebieha iný marketérsky event alebo udalosť, kde by sa mohli všetci marketéri vypariť.

Načasovanie je extrémne dôležité.

Prečítajte si aj článok o evente v Košiciach

4. Propagujte podujatie pomocou influencerov

akcne zeny interbeauty incheba

Akčné ženy na Interbeauty v Inchebe – s Mirka Germanová a Ivana Stanclová

Ani vám nehovorím, koľkokrát som zmeškala skvelý event len kvôli tomu, že som o ňom nevedela. A v mnohých prípadoch ani nešlo o vypredané eventy. Organizátori sa v dnešnej dobe totiž vo väčšej miere spoliehajú na to, že im stačí vytvoriť event na Facebooku, hodiť pár eur do reklamy a ten sa už nejak medzi ľudí dostane, no nie? Bohužiaľ nie.

Preto sa často čudujem, prečo organizátori nevyužívajú silu influencerov a ľudí, ktorí majú v danom odvetví nejaký vplyv. Na väčšinu eventov sa totiž dostaneme tak, že tam ide niekto z nášho okolia alebo nám o tom povie nejaký bloger či blogerka, ktorú sledujeme. Takýmto postom na Facebooku či tweetom vám pomôžu influenceri dostať event medzi desiatky až stovky ľudí.

Pomoc od influencera vás často bude stáť maximálne jednu vstupenku, čo je vo väčšine prípadov lacnejšie než platiť za reklamu.

5. Nájdite si vhodných partnerov

Sponzoring a organizácia eventov k sebe idú ako ruka k ruke. Nikoho neurazíte, ak bude mať váš event sponzora. Je totiž úplne normálne, že vám väčšia firma či značka pomôže s organizáciou a prispeje finančnou, materiálnou či mediálnou pomocou. Tým narážam aj na to, že nie je dokonca ani hanba, ak si vytipujete niekoľko firiem, ktoré sú vášmu podujatiu relevantné, a požiadate ich o pomoc.

Pracujem pre mnohých klientov, ktorí by mohli byť sponzorom zaujímavých eventov, ale málokedy ich niekto aj reálne osloví. Skôr sa musia ponúkať sami a organizátori im sú následne veľmi vďační za pomoc.

Ak organizátor eventu vhodného partnera neosloví sám, firma sa často ani nemá ako o takomto evente dozvedieť.

6. Pripravte občerstvenie aj pre vegetariánov či vegánov

jedlo chlebicky

Foto: pixabay.com

Nie každý organizátor ponúka občerstvenie počas svojho podujatia. Záleží od typu eventu, jeho dĺžky a vstupného, ktoré na event vyberáte. Účastníci sú ale často zvyknutí aspoň na nejaké drobné občerstvenie, napríklad na chlebíčky počas workshopu, či na pizzu počas večerného meetupu. Touto klasikou často nič nepokazíte, až do chvíle, ak zabudnete na vegetariánov alebo vegánov.

Ľudí, ktorí preferujú neživočíšnú stravu je v poslednej dobe skutočne veľa, a každého z nich zamrzí, ak sa nemá z čoho najesť. Zažila som prípad, kedy organizátor eventu jednoducho povedal vegetariánovi nech odhodí kúsok šunky, ktorý má na chlebíčku. Ale verte, že ani plytvanie jedlom na takýchto ľudí neplatí.

Pre každý prípad si pripravte minimálne vegetariánsku variantu a ak budete mať v zálohe aj niečo pre vegánov, máte vyhraté.

7. Dostatočne označte priestor v ktorom sa podujatie uskutoční

Ak si myslíte, že priestor v ktorom organizujete vaše podujatie, musí 100% každý poznať, tak na túto myšlienku rýchlo zabudnite. Vždy sa nájde aspoň jeden človek, ktorý prichádza do tohto priestoru prvýkrát, a nič nie je frustrujúcejšie ako hľadať budovu či miestnosť niekoľko minút pred začatím.

Ak to je možné, vylepte plagáty alebo letáčiky na konkrétnej budove, v ktorej sa podujatie nachádza a viditeľnými šipkami označte, ako sa má účastník dostať až do miestnosti, kde sa podujatie uskutoční.

Značením ušetríte veľa nervov a zabezpečíte, aby väčšina účastníkov prišla načas.

8. Využívajte technologické vychytávky

Medzi najznámejšie aplikácie využívané na slovenských (ale napríklad aj českých) konferenciách a eventoch patrí jednoznačne sli.do, slovenská firma, ktorá umožňuje účastníkom podujatia klásť otázky počas prednášok a diskusií, ktoré v závere môžete vy ako prednášajúci alebo organizátor eventu zodpovedať.

Výhodou sli.da je jednoduché používanie pomocou #hashtagu a možnosť hlasovať za jednotlivé otázky. Ak by otázok od publika bolo príliš veľa, môžete uprednostniť otázku s najväčším počtom hlasov. Sli.do účastníci eventu oceňujú predovšetkým preto, že nie každý sa narodil ako extrovert a nie každý sa chce prihlásiť a pýtať sa medzi širokým publikom práve na tú svoju otázku.

slido

Foto: sli.do

Aplikácie ako sli.do umožňujú zapojiť sa do diskusie viacerým účastníkom.

9. Poďakujte sa

Ďakovné emaily po skončení menšieho či väčšieho eventu posiela skutočne málokto a pri tom to je taká pekná perlička na záver, ktorá účastníka poteší. Okrem poďakovania by ste nemali do emailu zabudnúť priložiť všetky potrebné odkazy a dokumenty, ktoré ste v priebehu vašej udalosti spomínali. Týmto si zároveň ušetríte čas odpisovaním na nadchádzajúce emaily. Vždy sa totiž nájde niekoľko ľudí, ktorí si budú pýtať podklady v individuálnom emaile, ak ich od vás nedostanú automaticky.

Poďakovať sa zúčastneným je nielen pekné, ale aj slušné.

10. Získajte spätnú väzbu

Už keď budete rozposielať ďakovný email, prihoďte si tam otázku alebo rovno menší dotazník, vďaka ktorému získate spätnú väzbu na vaše školenie. Nikto vám nedá objektívnejšiu a hodnotnejšiu spätnú väzbu než vaši poslucháči.

Kamarátky vám nikdy na rovinu nepovedia, že ste mali zlý prejav alebo úplne nudný obsah. Úprimne vám to povedia len ľudia, ktorí si vás prišli vypočuť s určitým očakávaním a ktorí vám za podujatie aj zaplatili.

Krásny ďakovný email so žiadosťou o spätnú väzbu môže vyzerať aj takto:

Gabka Koščová

freelancerka a marketérka

blog.gabkakoscova.sk

Tagy
REDAKCIA
REDAKCIA

Sme akčné ženy a prinášame ti príbehy a články spoločne s ďalšími akčnými ženami, ktoré robia, čo milujú a rady o tom aj píšu. Podporujeme sa navzájom v našich snoch. V tom, čo nás napĺňa a robí nám radosť. Pridaj sa k nám: https://akcnezeny.sk/registracia/ Spoločne vytvárame magazín, stretávame sa online a rovnako offline na vzdelávacich a motivačných podujatiach, ktoré organizujeme. IG: #zenyktorerobiacomiluju #akcnezeny #akcnemamy #vzdelavanie #biznis #kariera

  • 1

You Might also Like

Zanechaj nám svoj komentár

Your email address will not be published. Required fields are marked *

X