Ako najlepší postupovať v neočakávaných situáciách a reagovať s chladnou hlavou?

„Takže, Zuzana, vaša správa naznačuje, že podporujete ďalšiu expanziu, ale uvažovali ste o vplyve, ktorý to bude mať na našich zákazníkov? Určite si pamätáte fiasko v Dallase, kde sa pokúsili o rovnaký typ projektu?“

Ak ste Zuzana, pravdepodobne sa budete cítiť pod tlakom! Musíte odpovedať na otázku a zmierniť obavy generálneho riaditeľa týkajúce sa straty zákazníkov.

Čo budete robiť? Čo budete hovoriť? Ako to budete hovoriť? Čo ak vás nenapadá nič, čo by ste mohli povedať?

Toto nie je nezvyčajná situácia. Či už ste sa zúčastnili stretnutia, predstavujete svoj návrh, snažíte sa predať nápad alebo zodpovedať otázky po prezentácii, vyjadrenie svojich myšlienok a schopnosť zostať v pokoji v neočakávaných situáciách je zručnosť. A keď to zvládnete, vaše chytré a múdre reakcie vnesú okamžitú dôveru do toho, čo hovoríte.

Ak dokážete rýchlo previesť svoje myšlienky a nápady do súvislej reči, zaistíte, aby boli vaše nápady vypočuté. Tiež sa ukážete ako sebavedomí, presvedčiví a dôveryhodní.

Dôvera je kľúčom. Pri poskytovaní informácií, prezentácii názorov alebo návrhov sa uistite, že viete, o čom hovoríte a že ste dobre informovaní. To neznamená, že musíte vedieť všetko o všetkom, ale ak ste si dostatočne vedomí svojich znalostí predmetu, táto dôvera vám pomôže zostať v pokoji a nestrápniť sa, aj keď ste nečakane dotazovaní.

V tomto článku sa zameriavame na niekoľko praktických rád, ktoré môžete použiť.

Chcete byť produktívny a všetko stíhať? Pozrite si náš webinár o produktivite v praxi

Tajomstvo zostať kľudným je naučiť sa niektoré zručnosti a zvládnutie taktiky, príprava na situácie, ktoré by vás mohli dostať pod tlak. Keď zistíte, že čelíte neočakávaným otázkam, budete na ne pripravení odpovedať. Tu je niekoľko tipov a taktík, ktoré vám môžu pomôcť:

1. Relaxujte

Toto je často opak toho, ako sa cítite, keď ste pod tlakom, ale aby váš hlas zostal pokojný a aby váš mozog „premýšľal“, musíte sa dostať do čo najväčšieho pohodlia. Zachovajte pokoj:

• Zhlboka sa nadýchnite
• Vezmite si sekundu času na nejakú pozitívnu afirmáciu
• Zatiahnite neviditeľné svaly (stehná, bicepsy, chodidlá) na niekoľko sekúnd a uvoľnite, aby ste uvoľnili napätie.

2. Počúvajte

Prečo potrebujete počúvať? Pred odpoveďou sa uistite, že ste úplne porozumeli otázke alebo žiadosti. Ak odpoviete príliš skoro, riskujete, že sa budete „dotýkať tangenty“. Pri počúvaní nezabudnite:

• Pozrite sa priamo na toho, čo sa vás pýta – dodržujte reč tela ako aj to, čo hovorí.
• Pokúste sa interpretovať, čo sa navrhuje v otázke alebo žiadosti. Je to útok, legitímna žiadosť o ďalšie informácie alebo test? Prečo sa táto osoba pýta a čo má v úmysle?

Tip: Nezabudnite, že osoba kladie otázku, pretože sa zaujíma o tému, o ktorej diskutujete. Môže to byť pozitívny znak – jednoducho chcú vedieť viac. Ale niekedy to môže byť negatívne – chcú ťa vidieť, ako sa budete krútiť. V oboch prípadoch sa zaujímajú o to, čo poviete. Je vašou výsadou a potešením ich nesklamať!

3. Nechajte otázku zopakovať

Ak sa cítite obzvlášť pod tlakom, požiadajte o zopakovanie otázky. To vám dáva trochu viac času na premýšľanie o vašej odpovedi.

Ľudia si častokrát myslia, že to len spôsobí, že budú vyzerať neisto. To nebudete. Budete vyzerať koncentrovane, aby ste dali primeranú odpoveď. Dotazovateľovi tiež dáva príležitosť preformulovať a položiť otázku, ktorá je viac zmysluplná. Dávate mu druhú šancu, aby bola táto otázka lepšie formulovaná a jasnejšia pre všetkých.

Požiadaním o opakovanie otázky získate aj ďalšiu príležitosť na posúdenie zámerov anketára. Ak je konkrétnejšie alebo lepšie formulovaná, je pravdepodobné, že sa chce naozaj dozvedieť viac. Ak je však opakovaná otázka agresívnejšia ako prvá, potom viete, že má väčší záujem o to, aby vás chytili na nevedomosti. Ak je to tak, ďalší tip sa vám bude dobre hodiť.

Nenechajte sa prevalcovať alebo 9 tipov na asertivitu

 

4. Použite taktiku zastavenia

Niekedy potrebujete viac času, aby ste svoje myšlienky vyrovnali a upokojili sa natoľko, aby ste naformulovali jasnú odpoveď. Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je povedanie prvej veci, ktorá vám príde na myseľ. Je to často obranný komentár, vďaka ktorému budete vyzerať neisto a úzkostlivo, skôr než sebaisto a zložene. Vyhrajte sa teda ešte viac pomocou nasledujúcich taktík:

Zopakujte otázku sami. To vám dáva čas premýšľať a objasňovať presne to, čo sa požaduje. Umožňuje tiež preformulovať, ak je to potrebné, a dať kladnú rotáciu žiadosti. „Ako som posúdil dopad na zákazníkov, aby som sa ubezpečil, že majú počas našej expanzie pozitívne skúsenosti?“

Zúžte zameranie. Tu položíte vlastnú otázku, aby ste nielen objasnili, ale aby sa táto otázka dostala do zvládnuteľného rozsahu. „Zaujíma vás, ako som posúdil dopady na zákazníka. Čo vás najviac zaujíma: dostupnosť produktu alebo služba v obchode?“

Požiadajte o objasnenie. Opäť to núti tazateľa, aby bol konkrétnejší. Môžete ho požiadať o ďalšie objasnenie tým, že poviete niečo ako: „Keď hovoríte, že chcete vedieť, ako som analyzoval dopady na zákazníka, máte na mysli, že chcete podrobnú analýzu alebo zoznam nástrojov a metód, ktoré som použil?“
Požiadajte o definíciu. Problémom môže byť žargón a špecifická terminológia. Požiadajte o objasnenie slov a nápadov, aby ste sa uistili, že hovoríte o tej istej veci.

5. Využite ticho vo svoj prospech

Mnohí si myslia, že ticho je nepríjemné. Ak ho však budete používať zriedka, bude to znamenať, že ovládate svoje myšlienky a že ste si istí svojou schopnosťou odborne odpovedať. Keď sa ponáhľate odpovedať, zvyčajne sa tiež ponáhľate so svojimi slovami. Pozastavenie zhromažďovania vašich myšlienok hovorí vášmu mozgu, aby všetko spomalili.

6. Držte sa jedného bodu

Existuje vysoké riziko, že pod tlakom odpoviete na otázku s príliš veľkým alebo príliš malým množstvom informácií.

Ak odpoviete príliš krátko, riskujete, že konverzácia prejde do vyšetrovacieho režimu. Dostanete ďalšiu otázku a anketár bude mať pevnú kontrolu nad tým, ako sa bude dialóg rozvíjať. Ak je však vaša odpoveď príliš dlhá, riskujete stratu záujmu ľudí, stretnutie bude nudné. Alebo riskujete, že sa niekto chytí veci, ktorá by bola lepšia nevypovedaná.

Pamätajte, že sa od vás nevyžaduje, aby ste predniesli prejav. Tazateľ chce vedieť niečo konkrétne. Ráta s tým, že mu dáte premyslenú a stručnú odpoveď, s dostatočnými podpornými informáciami.

Pomôže vám to sústrediť sa. Namiesto toho, aby ste sa snažili zviazať všetky myšlienky, ktoré vám tečú cez hlavu, výberom jedného hlavného bodu a jedného podporného faktu vám umožní odpovedať presne a iste.

Tip: Ak nepoznáte odpoveď, povedzte to. Nemá zmysel snažiť sa niečo vymyslieť. Nakoniec budete vyzerať hlúpo a to zníži vašu dôveru, keď budete v budúcnosti musieť myslieť na svoje nohy. Nie je nič zlé na tom, že niečo neviem. Jednoducho sa ubezpečte, že čo najskôr potom sledujete skúmanú odpoveď.

Prečítajte si aj: Tipy na efektívny timemanagement

7. Pripravte si nejaké „čo keby“

S trochou premýšľania je často možné predpovedať typy otázok, ktoré by vás mohli položiť, takže si môžete vopred pripraviť a nacvičiť niektoré odpovede na otázky, ktoré by ich mohli zaujímať.

Povedzme, že svojmu riadiacemu tímu predkladáte údaje o mesačných predajoch. Pravdepodobne vaša správa pokryje väčšinu zrejmých otázok, ktoré môže mať manažérsky tím, ale stále môže byť užitočné zvážiť ďalšie otázky, ktoré by vám mohli položiť. Čo sa napríklad líši v tomto mesiaci? Existujú nejaké nezrovnalosti, ktoré by bolo potrebné vysvetliť? Ako by ste na to odpovedali? Aké ďalšie informácie budete musieť potrebovať, aby ste zodpovedali podrobnejšie otázky?

Predovšetkým trávte nejaký čas brainstormingom najťažších otázok, ktoré by ľudia mohli klásť, a prípravou a skúšaním dobrých odpovedí na ne.

8. Precvičte si jasné odpovedanie

Ako hovoríte, je to také dôležité ako to, čo hovoríte. Ak mumláte alebo používate „umm“ alebo „ah“ medzi každým druhým slovom, dôvera v to, čo hovoríte, prudko klesá. Kedykoľvek hovoríte s ľuďmi, zmyslom precvičte si tieto kľúčové zručnosti:

• Hovorte silným hlasom. (Nezamieňajte si silno s nahlas!)
• Použite pauzy strategicky na zdôraznenie bodu alebo na spomalenie.
• Zmeňte svoj tón a venujte pozornosť tomu, ako bude vaša správa vnímaná vzhľadom na použitú intonáciu.
• Používajte oči.
• Venujte pozornosť svojej gramatike.
• Použite úroveň formality, ktorá je primeraná situácii.
  

9. Zhrňte a zastavte

Zakončite svoju odpoveď rýchlym súhrnným prehlásením. Potom odolajte pridaniu ďalších informácií. Po vašom súhrne môže byť ticho. Nerobte častú chybu, keď naplníte ticho ďalšími informáciami! Toto je čas, keď ostatní ľudia absorbujú informácie, ktoré ste poskytli. Ak bude pretrvávať vaša reč s ďalšími informáciami, môžete skončiť zmätene a vrátite sa späť na začiatok, a prídete o prácu, ktorú ste už pri poskytovaní vašej odpovede vykonali.