Gmail je najznámejšia a najrozšírenejšia e-mailová služba na svete. Od svojho spustenia (1. apríla 2004) získavala čoraz väčšiu popularitu a v súčasnosti má viac ako 1,8 miliardy aktívnych užívateľov.
Vývoj tejto služby stále napreduje. Ak svoj Gmail používate len na prijímanie a odosielanie e-mailov, nevyužívate ho naplno. Táto e-mailová služba toho dokáže oveľa viac.
Gmail je perfektný bezplatný nástroj od spoločnosti Google. Aby sa vám s ním pracovalo efektívnejšie, máte v ňom prístup k množstvu funkcií. Vďaka nim bude prijímanie aj odosielanie mailov hračkou. Zistite, čo všetko Gmail dokáže. Vyskúšajte niektoré funkcie, a ak vám nebudú vyhovovať, vždy sa môžete vrátiť k pôvodnej verzii. Niektoré z nich si ale určite obľúbite a budete ich používať častejšie.
Pridajte karty do doručenej pošty
Strácate prehľad v prijatých e-mailoch? Doručenú poštu si môžete jednoducho rozdeliť do kariet s kategóriami.
- V maile prejdite do nastavení (ozubené koliesko v hornej časti) a kliknite na položku „Zobraziť všetky nastavenia“. V paneli, ktorý sa vám zobrazí, prejdite do časti „Doručená pošta“ a hneď na začiatku sa vám zobrazí položka „Kategórie“. Vyberte si kategórie, ktoré sa vám zídu. Keď skončíte s výberom kategórií, potvrďte zmeny na konci stránky.
Vďaka kategóriám môžete dostávať napríklad reklamné e-maily do kategórie Reklamy. Každý e-mail, ktorý teraz dostanete, bude v príslušnej kategórii. Stačí len kliknúť na názov kategórie a môžete si prečítať poštu v nej.
Naplánujte odosielanie e-mailov
Nemáte čas ráno odpovedať na dôležitý e-mail, ale obávate sa, že ak odpoveď pošlete teraz, stratí sa v pošte adresáta? Stačí, ak viete ako nastaviť odoslanie e-mailu.
- Napíšte e-mail a miesto kliknutia na „Odoslať“ kliknite na šípku, ktorá je hneď vedľa. Následne kliknite na políčko „Naplánovať odoslanie“ a vo vyskakovacom okne, ktoré sa zobrazí, vyberte dátum a čas, kedy chcete e-mail poslať.
Ako zrušiť odoslanie e-mailu
Napísali ste e-mail a odoslali ho a zrazu ste si uvedomili, že ste v ňom urobili chybu alebo zabudli niečo doplniť? Určite sa to stalo už každému. Ak viete, ako zrušiť odoslanie e-mailu, nemusí vás to už viac trápiť. Hneď ako odošlete e-mail na krátky čas sa vám zobrazí v dolnej časti obrazovky okno, v ktorom kliknite na položku „Späť“. Odosielanie e-mailu sa zastaví a zobrazí sa ako koncept. Teraz môžete pokojne opraviť alebo doplniť čo potrebujete a poslať ho znova.
Čas na zrušenie odosielania e-mailu je krátky, ale môžete si ho nastaviť až na 30 sekúnd. Prejdite do nastavení Gmailu a v časti „Všeobecné“ nájdite položku „Zrušenie odoslania“. V tejto časti si môžete nastaviť čas na zrušenie odoslania od 5 do 30 sekúnd.
Odoslanie starších e-mailov už nijako nezrušíte. O túto možnosť prídete, aj keď po odoslaní mailu obnovíte obrazovku.
Dôverný režim
Prostredníctvom funkcie „Dôverný režim“ obmedzíte prístup k odoslaným e-mailom neoprávneným osobám. Stačí ak napíšete e-mail a v dolnom riadku kliknete na ikonu zámku s hodinkami. Zobrazí sa vám kontextové okno, kde môžete nastaviť
- platnosť – teda, nastavíte čas dokedy bude príjemca môcť e-mail otvoriť. Ak nastavíte platnosť na 1 týždeň, po 8 dňoch od odoslania už príjemca mail v dôvernom režime neotvorí.
- Vstupný kód – ak zvolíte túto možnosť, bude príjemca potrebovať na otvorenie e-mailu prístupový kód. Ale postupne. Po zvolení tejto funkcie si od vás Gmail vyžiada telefónne číslo príjemcu. Po zadaní stačí e-mail odoslať. Príjemca si bude môcť mail prečítať, až keď vyberie možnosť požiadať o heslo. Na číslo telefónu, ktoré zadal odosielateľ, príde SMS s kódom. Kód stačí zadať do políčka a e-mail sa otvorí.
Mailové správy poslané v dôvernom režime sa nedajú preposlať, skopírovať, vytlačiť a ani stiahnuť. Pravdou ale je, že si príjemca môže z nich urobiť screenshot.
Automatická odpoveď
Táto funkcia sa zíde všetkým podnikateľkám a živnostníčkam, ktoré si chcú občas dopriať nikým a ničím nerušenú dovolenku, ale zároveň nechcú nechať svojich klientov bez odpovede.
- Otvorte si gmail a prejdite do nastavení. V časti „Všeobecné“ dole nájdete položku „Automatická odpoveď“. Zapnite ju a nastavte dátum odkedy a dokedy sa má automatická odpoveď odosielať. Vyplňte predmet a napíšte text správy. Táto odpoveď sa bude odosielať na každý prijatý mail raz. Ak vám niekto napíše znova po viac ako štyroch dňoch, správa sa odošle opäť.
V možnostiach nastavenia si môžete nastaviť, komu sa má automatická odpoveď odosielať (všetkým, alebo len vašim kontaktom).
Tip na záver
SMS, a aj množstvo chatovacích správ, vám umožní vidieť, či si správu, ktorú ste odoslali, príjemca otvoril. Gmail ale žiadnou takouto funkciou nedisponuje. Pokiaľ čakáte odpoveď na mail, je dobré vedieť, či si váš mail príjemca aspoň otvoril a prečítal si ho.
V tomto prípade vám pomôžu rozšírenia Google. Výborným je rozšírenie Mailtrack pre Google. Pridajte si ho do prehliadača. Po stiahnutí prepojte váš účet s rozšírením (ak máte viac účtov, vyberte len jeden). Následne dostanete ponuku, kde si môžete vybrať druh predplatného. Pokiaľ chcete len vedieť, či bol váš odoslaný e-mail prečítaný, vyberte si bezplatný režim.
Prihláste sa do svojho účtu a v hornom rohu (vedľa ozubeného kolieska) sa vám zobrazí ikona zelenej obálky s nápisom FREE. Ak je ikona sivá, len na ňu kliknite, povolíte ju.
Ak pošlete mail, zobrazí sa vedľa neho jedna zelená a druhá siva fajka. Keď si príjemca mail otvorí, budú obidve fajky zelené.
ZDROJ:
findstack.com/resources/gmail-statistics
mashable.com/article/how-to-use-gmail-tips-and-tricks
support.google.com/mail/answer/7674059?hl=sk&co=GENIE.Platform%3DDesktop
Obrázky: pixabay.com