Nejedna z nás by uvítala, keby mali dni o pár hodín viac. Hlavne, keď sa nám nakopí veľa práce. Našťastie sa to všetko dá zvládnuť – ak využívate šikovné techniky produktivity.

Dobrý time manažment si niekedy vyžaduje roky praxe. Najťažšie je vybrať z radu povinností tie najdôležitejšie – a taktiež ich aj efektívne splniť. Pohľad do diára vás však nemusí len desiť. Vyskúšajte niektorý z trikov na produktivitu a vaše to-do listy budú razom menej nahustené.

Techniky produktivity – Pomodoro

Techniku Pomodoro vyvinul Francesco Cirillo v 20. storočí. Produktivitu zvyšuje vďaka tomu, že si čas rozdelíte na pracovné a oddychové úseky. Celá technika vlastne stojí na pravidelných prestávkach od danej úlohy. Pomodoro vám umožní eliminovať akékoľvek rozptýlenie a plne sa sústrediť na danú činnosť.

Ako na to?

Vyberte si úlohu, na ktorú sa potrebujete zamerať. Potom si nastavte časovač na 25 minút – to bude prvé „pomodoro“. Pracujte – bez vyrušenia či rozptýlení, až dokiaľ čas nevyprší. Dajte si 3 až 5 minútovú prestávku a proces zopakujte. Až dokončíte štyri malé pomodoros (teda prejde približne hodina), dajte si dlhšiu, 15 až 30-minútovú pauzu. Potom začnite novú štvoricu pomodoros, až dokiaľ danú úlohu nedokončíte.

Prečo sa vlastne táto technika nazýva Pomodoro? Francesco sa pri jej vytváraní inšpiroval malým kuchynským časovačom v tvare paradajky, ktorý sám pri práci používal. Odtiaľ aj tento názov. Či teda pri práci použijete telefón alebo tikajúcu minútku, je len a len na vás.

Pravidlo TOP 3

Počas pracovného dňa vždy príde niečo, čo vyruší našu pozornosť. Nevkladajte však energiu do týchto maličkostí. Svoje sústredenie si strážte používaním pravidla „TOP 3“. Základom tejto techniky je, že si určíte tri hlavné úlohy pre daný deň. Činnosti, ktoré naozaj musíte dokončiť, neostanú na druhej koľaji, ale stanú sa hlavnými cieľmi dňa.

Ako na to?

Večer pred spaním si spíšte svoje TOP 3 priority pre nasledujúci deň – zoradené podľa dôležitosti.  Ráno si zoznam prekontrolujte. Všetky tri činnosti sa pokúste splniť do 11. hodiny dopoludnia. Prípadne tak skoro, ako je to len možné. Potom nech vás už vyrušuje, čo chce. :)

Paretovo pravidlo

Podľa Paretovho princípu – známeho aj ako pravidlo 80/20 – len 20 % nášho úsilia sa odrazí v 80 % celkového úspechu. Znamená to teda, že väčšina našej snahy nevyústi do takého výsledku, aký by sme si želali. Týmto poznaním sa môžeme inšpirovať pri akejkoľvek činnosti. Pracujte šikovnejšie, nie tvrdšie.

Aby ste tento princíp zaviedli do praxe, musíte identifikovať činnosti, ktoré majú na požadovaný výsledok najväčší vplyv. Potom nasmerujte svoju energiu do aktivít, ktoré tento výsledok prinesú. Znamená to vyhodiť z harmonogramu zbytočné činnosti a opakovať také, ktoré majú zmysel.

Prečítajte si 9 šikovných spôsobov, ako pracovať efektívnejšie

Time boxing – „krabičkovanie“

Krabičky sa nevyužívajú len v diéte či pri balení darčekov. Time boxing je technikou time manažmentu, pri ktorej si vytvárate časový blok na vykonanie jednej úlohy. Počas dňa si tak vytvárate viaceré mini-deadliny a postupne „otvárate krabičky“ s jednotlivými povinnosťami.

Večer si nachystajte zoznam povinností na ďalší deň. Ku každej si dopíšte čas, ktorý na ňu potrebujete – či už je to 15 minút alebo hodina. Potom si krabičky vyskladajte a zoraďte, aby ste všetko stíhali, aj keby náhodou jedna „krabička“ presiahla stanovený čas.

Naučte sa hovoriť „nie“

Deň má len 24 hodín. Je teda jasné, že nestihneme všetko, čo by sme chceli. Ako povedala Oprah Winfrey: „Môžete mať všetko. No nie všetko naraz.“ Tento výrok sa dá aplikovať pri všetkom, a teda aj pri našich pracovných povinnostiach.

Každý deň máme k dispozícii isté množstvo času, energie a pozornosti. Musíme sa naučiť odmietať pozvania a požiadavky, ak pre nás nie sú dôležité alebo pre nás nemajú význam. Aj jednoduché hovorenie slovíčka „nie“ sa tak radí medzi techniky produktivity.

Je ťažké povedať ľuďom nie. Zjednodušíme vám to: odmietajte hlavne tzv. sociálne povinnosti. Ide o také činnosti, ktoré robíme len kvôli iným. Často sú sprevádzané pocitmi viny, že ak odmietneme, budú o nás ľudia zmýšľať zle.

Ak ale odmietnete, nestáva sa z vás automaticky zlý človek. Stáva sa z vás človek, ktorý si vyhradzuje čas na blízkych a na činnosti, na ktorých vám záleží najviac. A to je v poriadku.