Jednou z dôležitých vlastností malých podnikateľov je ich schopnosť určovať si vlastné tempo produktivity. Je to skrytá zručnosť, ktorá sa stratí, keď si sadnete za počítač a bude vás svrbieť skontrolovať svoj Facebook alebo poslať nejaký súkromný e-mail kým sa naozaj pustíte do práce.
Väčšina podnikateľov prizná, že trvalo istý čas, kým sa naučili zabrániť tomu, aby ich niečo vyrušovalo v práci. Teraz už nemusíte. Zostavili sme 11 stratégií, ako zrušíte rozptýlenie, aby sme vám pomohli byť čo najproduktívnejšími. Plnenie termínov bude hračkou.
1. Vytvorte ideálny pracovný priestor
Zatiaľ čo váš gauč, posteľ, kuchynský stôl alebo komoda sú prijateľnými miestami na prácu v stave núdze, nie sú ideálne. Ak chcete byť produktívnejší a vyhnúť sa bolestiam, ktoré vyplývajú zo zlej ergonómie, je užitočné vytvoriť pracovný priestor, ktorý je rovnako príjemný pre myseľ ako aj pre telo. To zvyčajne znamená vyčistený povrch, robustnú stoličku, žiadne rušivé vplyvy a všetky potrebné prostriedky na dosah ruky.
Gretchen Rubin, autorka knihy Vnútorný pokoj, Outer Order, hovorí, že keď vyčistíme svoj život a priestor od vecí, ktoré nepotrebujeme, naša myseľ je slobodnejšia a cítime sa pokojnejšia a energickejšia.
2. Vytvorte si zoznam úloh a držte sa ho
Každý týždeň si vytvárajte zoznam úloh – potom sa ho zaviažte splniť. Toto je dvojkrokový proces, ktorý vám pomôže zvládnuť čas a držať sa plánu.
Krok 1: Použite metódu ABCDE na splnenie termínov
Zadeľte si prácu podľa dôležitosti:
- A. Práce, ktoré musia byť hotové asi do druhého dňa, aby sa predišlo následkom
- B. Práce, ktoré by sa mali robiť, ale nie sú také citlivé na čas
- C. Práce, ktoré by bolo pekné dokončiť, ale nie sú urgentné
- D. Práce, ktoré je možné delegovať
- E. Práce, ktoré je možné vylúčiť
Krok 2: Vyberte si jednu veľkú vec (alebo dve malé veci) na dokončenie každý deň
Pripravte sa na úspech zvládnutím jednej alebo dvoch vecí. Je to realistické a zvládnuteľné. Navyše budete spokojní, keď ich zo zoznamu vyčiarknete namiesto toho, aby ste ich tlačili pred sebou. Nestresujte sa tým, že vás čaká ešte ďalších x vecí.
3. Zmapujte svoj deň
Keď už pracujete vo svojom odbore dostatočne dlho, získate približnú predstavu o tom, koľko času jednotlivé úlohy trvajú. Využite tieto znalosti na zvýšenie svojej produktivity zmapovaním vášho dňa, hodinu po hodine. Je menej pravdepodobné, že stratíte čas, ak viete, že nejakú správu potrebujete do 14:00, a aby ste boli pripravený na stretnutie s klientom o 15.00 hod. Tiež si naplánujte pracovné prestávky na celý deň, aby ste si vyčistili hlavu a naštartovali telo!
4. Budujte si rezervu pre krízu
Zobudíte sa so boľavým hrdlom. Váš pes / dieťa / rodič musí ísť na pohotovosť a okamžite vás potrebujú. Váš počítač úplne nefunguje. Existuje nespočetné množstvo vecí, ktoré vám môžu zamiešať karty. Preto je mimoriadne dôležité nastaviť si v kalendári predbežné termíny na niekoľko dní vopred a nenechávať si veci na poslednú chvíľu.
Takto vás nepríjemná životná udalosť nemá moc vykoľajiť. Tieto „predbežné termíny“ môžu slúžiť aj ako kontrola kvality. Keď necháme prácu niekoľko dní „sedieť“, môžeme finálnu úpravu riešiť so sviežimi očami, čo často pomáha veci vylepšiť.
5. Najhoršie urobte ako prvé
Počuli ste výraz „zjesť žabu“? Týka sa to aktuálneho riešenia najťažšej úlohy na vašom zozname, takže vaša energia nie je nasiaknutá hrôzou, ktorú po celý deň cítite. Svoj pocit úspechu si môžete vychutnať celé hodiny a všetko, čo urobíte potom, bude s pocitom ľahkosti.
Prečítajte si: Tipy na efektívny time management
6. Vyvarujte sa multitaskingu
V našej snahe ušetriť čas sa podnikatelia často snažia robiť niekoľko úloh súčasne. Štúdie ukazujú, že nie sme takí dobrí, ako si myslíme, aby sme robili niekoľko vecí naraz. Niektoré výskumy v skutočnosti naznačujú, že multitasking môže znížiť produktivitu až o 40%!
To je posledná vec, ktorú potrebujete, keď sa snažíte dodržať termín. Ak chcete byť skutočne produktívni, venujte všetku svoju pozornosť jednej úlohe po druhej. Budete sústredenejší a budete pracovať inteligentnejšie a efektívnejšie.
7. Zrieknite sa sociálnych médií, keď pracujete na termínoch
Pre mnohých podnikateľov sú sociálne médiá súčasťou práce. Ale nikdy to nie je také jednoduché, že? Ideme na sociálne siete zo správnych dôvodov, ale vždy na nich zotrváme z tých nesprávnych.
Spisovateľka Stacey Steinová hovorí, že objavila jednoduché riešenie tohto bežného problému. “Zvyčajne som sa stratila na Twitteri… Odstránila som aplikáciu z telefónu a bum – rozptýlenie zmizlo!” Ak nie ste pripravení urobiť tento krok, deaktivujte aspoň upozornenia alebo prepnite telefón do režimu “nerušiť“, keď pracujete na termínoch, ktoré si vyžadujú úplné sústredenie.
8. Každý projekt si rozdeľte tak, aby bol lepšie zvládnuteľný
9. Pochopte svoje rytmy produktivity
10. Delegovať, delegovať, delegovať
- FreshBooks: Sledujte čas, spravujte výdavky, fakturujte a spravujte projekty pomocou niekoľkých kliknutí
- Calendly: Uložte si odchádzajúci e-mail a nechajte svojich klientov, aby si u vás rezervovali schôdzky
- Hubspot: Spravujte marketing a predaje súčasne a šetrite čas
- Zirtual: Nechajte aplikáciu virtuálneho osobného asistenta odpovedať na e-maily, spravujte cestovné plány, dohliadajte na svoj kalendár a vytvárajte plány
